La gestion des archives en entreprise

Pour une entreprise, il est essentiel de prendre soin de ses documents. L’archivage est bien plus qu’une simple exigence légale à respecter, il est essentiel. La gestion efficace répond à de véritables défis économiques. Bien gérer ses archives, c’est aussi préserver l’intégralité et la confidentialité des documents ; on vous explique tout.

La norme ISAD(G) et son importance dans la gestion des archives

La norme ISAD(G), également connue sous le nom de Norme générale et internationale de description archivistique, est un ensemble de directives mis en place par le Conseil international des archives. Elle est utilisée pour décrire les archives à différents niveaux et élaborer des outils de recherche. Sa publication officielle a eu lieu en 1994 et sa deuxième édition a été publiée en 1991. La norme établit un ensemble d’éléments et de règles pour décrire les archives. Aussi, les normes isad g exposent les différents types d’informations qui doivent et devraient être inclus dans ces descriptions. Elle établit une structure de description qui définit les informations à inclure à quel niveau. La norme ISAD(G) vise à faciliter la recherche et le partage d’informations sur le contenu et l’intérêt des fonds d’archives. Ces actions peuvent se faire entre les services d’archives ou avec les chercheurs. Cela garantit la rédaction de descriptions explicites, compatibles et pertinentes. La norme ISAD(G) est donc fondamentale pour la gestion des archives en entreprise.

Les types d’archives en entreprise

Les documents produits par une organisation peuvent adopter diverses formes. Si l’on associe automatiquement un document papier, un document PDF ou un enregistrement audio peuvent également être considérés comme un document officiel et doivent donc être gérés dans les archives.
Alors que la numérisation diminue la fréquence des documents papier, ils restent encore largement utilisés au sein d’entreprises et d’autres institutions. Pour garantir une gestion efficace des archives physiques, il est essentiel de bien les comprendre. Les archives physiques sont définies par la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 comme étant « tous les documents, indépendamment de leur date, de leur forme et de leur support matériel, créés ou reçus par toute personne physique ou morale, ainsi que par tout service ou organisme public ou privé, dans le cadre de leur activité. » Selon le décret n° 79-1037, cette loi établit trois grandes catégories d’archives physiques :

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• Les archives courantes : elles sont conservées à proximité des utilisateurs afin qu’elles puissent être consultées régulièrement. C’est grâce à elles que l’activité est gérée de manière courante, d’où cette dénomination. Prenons l’exemple des dossiers actifs de clients qui incluent des documents tels que des bons de commande ou des factures.
• Les archives intermédiaires : elles sont considérées comme semi-actives. Ces informations ne sont plus courantes, mais elles pourront être consultées occasionnellement afin de vérifier une information ou en cas de conflit ou de litige. Exemple : les factures de l’année précédente. Selon la législation en vigueur, il faut préserver ces archives pendant une durée légale de conservation. Il faut donc gérer efficacement les archives afin de faciliter leur accès tout en les sécurisant dans un espace spécialement conçu à cet effet. Après l’expiration du délai obligatoire, l’entreprise ou la structure émettrice aura la possibilité de supprimer ces documents. Étant donné la complexité, la durée et l’importance de la gestion des archives physiques, de nombreuses structures confient ces tâches à un tiers archiveur. On appelle cela externalisation des archives. Il est nécessaire de conserver tous les documents d’entreprise entre 2 et 30 ans, en fonction de leur nature et de leur importance (à l’exception du dernier type d’archives ci-dessous, qui n’a pas de date limite de conservation).
• Les archives définitives : elles regroupent les documents qui restent indéfiniment conservés et qui sont liés au patrimoine et à l’histoire de la structure en question. Elles suscitent de l’intérêt en ce qui concerne le témoignage (scientifique ou statistique). Obligatoirement, on doit s’assurer que ces documents soient constamment disponibles sans aucune limite de temps. Un rapport d’audit est un exemple d’archive définitive.

 

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La gestion des archives se déroule en différentes étapes. La première étape consiste à identifier et à authentifier les archives. Chaque document créé au sein d’une entreprise est prévu pour être conservé une fois qu’il a été utilisé pour sa première fonction. La prochaine étape consiste au stockage des documents archivés. La plupart du temps, les archives conservées au sein des entreprises sont stockées dans des conditions bien loin d’être idéales. Quant à un expert en archivage, il choisira une organisation rigoureuse pour retrouver rapidement et facilement le document souhaité. La troisième étape est la conservation et la consultation des archives. Les experts en archivage sont tenus de fournir des résultats concernant la sécurité des documents conservés. Finalement, la dernière étape consiste à détruire ou à classer le document en fonction de sa nature.