Stocker facilement pour de longues ou de courtes périodes est essentiel. Il faut pour cela des contenants spécifiques, des cartons d’archivage. Qu’il s’agisse de documents administratifs, comptables, commerciaux, fiscaux ou relatifs à la gestion du personnel, les entreprises sont tenues d’archiver jusqu’à plus de trente ans de dossiers. Ce qui représente un nombre considérable de documents papier. Vous aurez alors besoin des cartons adaptés aux archives.
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Pour optimiser ses espaces d’archivage
Il existe différentes solutions pour les archivages courants et pour plus d’efficacité, il est important de garder sur son bureau que les sujets en cours. Optez pour des cartons de classement, appelés aussi boîtes de transfert dont les couleurs égayeront votre espace de travail. Pour les archivages intermédiaires, certains documents doivent rester à portée de main même s’ils ne sont pas consultés quotidiennement. Choisissez des pochettes ou des dossiers d’archivage en carton. Pour les archivages définitifs, optez pour des boîtes et des caisses hydrofuges. Elles assureront une meilleure conservation en cas d’humidité. Les conteneurs avec des cartons à ouverture frontale seront accessibles à tout moment à l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Le classement et la conservation des documents
L’archivage en est la conservation. Dans les deux cas, la règle d’or est la précision. Tout document doit pouvoir être consulté rapidement d’où l’intérêt de disposer de cartons spécifiques. La mise en carton des archives nécessite des boîtes solides facilement maniables et bien identifiées. De formes et de structures et de dimensions variables, les cartons d’archivage sont destinés à protéger les documents et à faciliter leur rangement. Chaque entreprise aime travailler avec des boîtes en carton aux dimensions bien particulières. Les cartons à archives sont indispensables pour une meilleure organisation. Ils permettent de trier les dossiers selon votre propre logique et de les stocker dans un lieu adapté. Le carton est le matériau le plus utilisé, car il est suffisamment solide pour protéger les documents des agressions extérieures, mais surtout, il est écologique.
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