Comment bien gérer les données personnelles au sein de votre organisation ?

Comment bien gérer les données personnelles au sein de votre organisation ?

La gestion des données personnelles constitue un enjeu stratégique au sein de toute structure qui tient à se mettre en conformité avec le RGPD. Mais pour y parvenir efficacement, il est nécessaire de mettre en place certaines bonnes pratiques. Focus sur 5 d’entre elles !

Tenez un registre de vos traitements

Le registre de traitement répertorie de manière exhaustive tous les traitements de données personnelles réalisés au sein de votre organisation. Pour chaque traitement, il décrit précisément :

  • les finalités poursuivies ;
  • les données collectées ;
  • leur durée de conservation ;
  • les personnes concernées ;
  • les destinataires ;
  • les mesures de sécurité.

Un tel registre vous permet d’avoir une cartographie globale des traitements et de piloter efficacement leur conformité. Il doit être mis à jour dès qu’un nouveau traitement est mis en place.

Formez vos équipes à la protection des données

Au-delà des responsables RGPD, tous les collaborateurs amenés à manipuler des données personnelles doivent bénéficier de sensibilisations, voire de formations spécifiques pour comprendre les enjeux. Cela leur permet également de respecter les principes fondamentaux de protection des données.

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Ainsi, des ateliers de travail peuvent être utilement organisés avec des cas pratiques adaptés à leur métier. Vos salariés seront alors en mesure d’adopter les bons réflexes dans leur quotidien. Par ailleurs, notez que ces modules de formation doivent être reconduits et actualisés régulièrement afin d’entretenir la compétence collective sur le sujet. L’adhésion de tous les acteurs internes à la politique RGPD de l’entreprise en dépend.

Contrôlez strictement vos sous-traitants

Chaque sous-traitant amené à accéder à des données personnelles dans le cadre de sa mission doit vous offrir des garanties de sécurité suffisantes. À cet effet, il doit signer un contrat de sous-traitance qui définit avec précision le périmètre de ses interventions ainsi que ses obligations en matière de protection des données.

Une vigilance continue doit ensuite être exercée pour prévenir tout risque d’incident qui implique les données confiées. En cas de manquements, vos clauses contractuelles doivent prévoir des mesures coercitives graduées.

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Mettez en œuvre le principe de minimisation

Le principe de minimisation impose de limiter la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles à ce qui est strictement nécessaire à la finalité poursuivie. Pour chaque usage, vous devez donc définir en amont le spectre de données pertinentes et leur durée de conservation adaptée.

Votre organisation doit ensuite veiller à toujours respecter ce principe dans ses processus métiers, en révisant ses traitements si besoin pour réduire les volumes de données manipulés. La mise en place d’actions de revue qualité sur des échantillons de données traitées permet de s’assurer de la correcte application de ce principe.

Testez régulièrement vos mesures de sécurité

Les différentes mesures techniques et organisationnelles de protection des données en place dans votre entreprise doivent voir leur niveau de robustesse contrôlé et ajusté régulièrement. Cela passe par des tests d’intrusion, des tentatives de piratage éthique ou des audits.

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L’objectif principal est d’anticiper d’éventuelles failles de sécurité avant qu’un incident ne survienne. Cette vérification des dispositifs de protection doit également intervenir systématiquement lors de la mise en place de tout nouveau traitement ou l’introduction de nouvelles technologies. Seule cette vigilance continue garantit la maîtrise globale du risque.