De multiples éléments extérieurs, comme le contexte sanitaire actuel, peuvent pousser les entreprises à ne pas pouvoir maintenir leurs événements. Fort heureusement, les progrès technologiques offrent aujourd’hui une alternative intéressante pour maintenir les conférences, les réunions de travail, les salons et autres séminaires. Internet permet en effet d’organiser facilement un événement digital, une solution désormais incontournable pour poursuivre son activité, et qui présente en outre de nombreux avantages.
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Pourquoi mettre en place un événement digital ?
Pour les entreprises, organiser un événement relève parfois d’un vrai parcours de combattant. Il faut réussir à réunir tous les participants à une date précise et dans un lieu déterminé. Mais il faut aussi prendre en compte les contraintes extérieures, la crise du Covid-19 en est un parfait exemple, avec de nombreuses sociétés qui ont dû annuler leurs événements pour respecter les règles sanitaires et favoriser la distanciation physique.
Pour autant, il est important que la vie économique puisse continuer et que les entreprises puissent organiser les événements essentiels à leur activité. On sait que la digitalisation facilite le travail dans de nombreux domaines, et cela concerne aussi l’organisation d’événements. En s’équipant des bons outils, il est en effet possible aujourd’hui d’organiser un evenement virtuel de qualité, que vous ayez besoin de mettre en place un séminaire, une conférence, une réunion de travail avec vos collaborateurs, et même une foire ou un salon !
Comment se déroule un événement digital ?
Le principe d’un événement digital est simple : les participants doivent être équipés d’un ordinateur, d’une caméra, éventuellement d’un casque, d’une bonne connexion internet et le tour est joué.
Pour mener à bien son événement distanciel, l’entreprise qui organise le temps fort doit s’équiper d’un logiciel performant pour la tenue d’un événement en temps réel. L’événement virtuel permet à l’ensemble des participants non seulement d’écouter les différentes interventions, mais il leur est aussi possible d’interagir les uns avec les autres, grâce à la mise en place d’espaces de discussion via des chats modérés et l’utilisation de diverses fonctionnalités d’interactivité : questions réponses, brainstorm, sondages, etc…
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L’événement que vous prévoyez d’organiser est une conférence ? Aucun problème, le logiciel d’événement digital propose également la diffusion de lives préenregistrés si cela est plus simple pour vous.
Enfin, si vous prévoyez d’organiser une foire ou un salon avec divers exposants, notez qu’un logiciel d’événement virtuel permet aussi de mettre les professionnels et les clients en lien, grâce à des fonctionnalités innovantes.
Quels sont les avantages de l’événement digital ?
Lorsque la tenue d’un événement physique n’est pas possible, quelle que soit la raison, vous avez donc la possibilité de le virtualiser. Cela présente plusieurs avantages.
Celui d’une part de s’adapter à un contexte sanitaire comme celui que nous vivons en ce moment. Mais en plus, il est beaucoup plus simple de faire participer des personnes qui se trouvent dans d’autres régions, et pour lesquelles la venue à un événement physique peut s’avérer compliquée. Lors de l’événement digital, chacun participe de chez soi.
De plus, l’organisation d’un événement digital permet de faire de sérieuses économies. Il n’y a en effet plus besoin de louer un lieu spacieux, de prévoir la restauration et de couvrir d’éventuels frais d’hébergement. Et puis, limiter les déplacements des personnes, c’est aussi bon pour la planète !
L’événement digital dispose de tous les atouts pour devenir une solution incontournable à la vie des entreprises.