Quand le recours à une secrétaire devient-il indispensable ?

Quand le recours à une secrétaire devient-il indispensable ?

Devis, factures, répondre au téléphone et aux e-mails… La vie quotidienne d’un entrepreneur ne se réduit pas au strict exercice de son activité. Le parcours est jalonné d’une série de tâches administratives qui peuvent vite devenir chronophages. L’organisation et le dégagement d’un temps spécifique pour traiter ce travail, c’est tout à fait suffisant lorsque l’entreprise démarre ou possède un volume d’activité raisonnable. Quels sont les signaux à surveiller pour lancer une réflexion sur le recours à une secrétaire ? Que pourrez-vous lui confier ?

Quand l’entreprise tourne à flux tendu

Le besoin d’une secrétaire est relativement facile à détecter. Quand les archives s’accumulent, que les dossiers ont du mal à rester organisés, que vous passez des heures à chercher un document ou que la gestion de votre agenda vous fait manquer des rendez-vous, il est temps de penser à déléguer ces tâches à une secrétaire. Le bénéfice sera certain : vous vous soulagez de la charge mentale associée et gagnerez en disponibilité, ce sera aussi le cas pour votre équipe. Débarrassé de la gestion des papiers, vous retrouverez votre cœur de métier. Ainsi, le développement de votre entreprise pourra reprendre tranquillement son chemin. 

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Les missions qu’une secrétaire peut prendre en charge

Une secrétaire, que vous choisissiez de l’embaucher directement ou que vous ayez recours à une secrétaire indépendante pourra :

  • gérer la réception, la rédaction et l’envoi du courrier,
  • répondre aux appels et aux e-mails,
  • gérer votre agenda, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus des réunions,
  • organiser les documents ainsi que les dossiers.

Elle devra :

  • faire preuve d’organisation et de rigueur,
  • maîtriser les suites bureautiques,
  • posséder de bonnes compétences en langue écrite et orale,
  • avoir le sens de l’accueil et du service.

Sa formation et son éventuelle expérience devront être en accord avec les tâches que vous allez lui confier. N’oubliez pas que le but est de vous décharger, le temps d’adaptation au poste devra donc être optimisé.