Les tâches administratives liées à la gestion du cabinet médical peuvent parfois empêcher que le médecin se consacre entièrement à soigner ses patients. Par contre, fournir à ses patients un accueil téléphonique de qualité est un moyen essentiel de maintenir la relation patient-client. De ce fait, il est important de faire le choix d’une permanence téléphonique. Car c’est une méthode qui permet de gérer très facilement tous les appels du cabinet médical.
En outre, le télésecrétariat spécialisé dans le secteur médical a pour but d’accompagner de manière efficace les professionnels de santé. Ainsi, le cabinet peut proposer à ses clients un service permanent et de qualité. Le télésecrétariat médical présente de nombreux avantages, mais il est avant tout essentiel de mieux connaître ce métier.
Télésecrétariat médical : un service innovant des cabinets médicaux
Le télésecrétariat médical est un service de secrétariat téléphonique médical externalisé par un prestataire indépendant. La première fonction de ce métier c’est d’assurer la permanence téléphonique médicale. Toutefois, il est également possible qu’il s’occupe du planning du médecin, mais aussi de l’organisation des rendez-vous. Pour ce qui est de la télésecrétaire, c’est une personne qui est spécialisée dans le domaine de la santé. Elle a reçu une formation solide et spécifique au télésecrétariat médical. Et c’est grâce à cette connaissance qu’elle a la possibilité de travailler avec différents professionnels de santé qui exercent leur profession de manière indépendante.
Le télésecrétariat médical est un métier qui renferme plusieurs missions. Et celles-ci sont entre autres,
- L’accueil téléphonique personnalisé des patients
- L’identification des raisons de l’appel
- Le renvoi d’appels urgents sur la ligne privée du médecin
- La gestion des agendas des différents professionnels du cabinet
- La prise de rendez-vous
Dans le cas d’une secrétaire médicale, les fonctions sont les suivantes :
- L’accueil téléphonique des patients
- La saisie des comptes rendus des consultations
- Les appels
- La prise de rendez-vous
Profession innovante à multiples avantages
En matière de gestion des appels entrants des cabinets médicaux, le télésecrétariat est à la fois une profession et une solution innovante. Avec l’externalisation de ce service, le médecin n’a plus besoin d’être interrompu pendant la saisie d’un compte rendu ou encore lors d’une consultation. Le télésecrétariat médical a la capacité de gérer une multitude d’appels au sein des cabinets médicaux.
Par ailleurs, en plus d’orienter les patients, les télésecrétaires sont capables de répondre à tous les appels, et ce, en fonction des besoins de chaque patient. Par conséquent, que l’appel soit relatif à une consultation d’horaire, une prise de rendez-vous, un message à adresser au médecin, etc. la secrétaire médicale à distance s’adapte assez bien.
D’autre part, il existe plusieurs raisons qui peuvent exiger l’intervention d’un télésecrétariat. Et l’on peut citer la fermeture du cabinet, le renfort d’une secrétaire médicale en présentiel ou encore la prise des congés de la secrétaire médicale. Le télésecrétariat médical peut également intervenir lorsque l’assistance médicale ne peut pas prendre les appels.
Les fonctions d’une équipe de télésecrétaires
Le télésecrétariat médical ne se limite pas à la réception des appels téléphoniques. La secrétaire médicale à distance doit avoir de bonnes compétences médicales afin de faciliter sa collaboration avec le médecin. Elle se doit de participer activement à la gestion des activités du cabinet en plus de cela, elle doit savoir analyser les diagnostics pour mieux réaliser les comptes rendus. Par ailleurs, afin de parfaire la relation client, elle doit respecter le secret médical et avoir également de la compassion pour ces personnes. En revanche, il est important de noter que ces missions dépendent d’un cabinet à l’autre.
Conclusion
Le télésecrétariat médical est un véritable moyen de libérer le temps. Cette profession renferme un grand nombre de missions ce qui permet au médecin de mieux s’organiser. De ce fait, ce professionnel de la santé peut consulter et soigner ses patients sans toutefois être interrompu, et ce, quelle que soit la raison.
