Selon une étude de BPI France Le Lab, « 63 % des dirigeants estimaient que la crise du Covid-19 avait été ou restait une occasion de saisir des opportunités pour leur entreprise ». Néanmoins, de plus en plus de sociétés tentent de s’orienter davantage vers la gestion des risques en agissant principalement sur un facteur essentiel : le processus d’élaboration budgétaire. Compte tenu du contexte économique et des tensions internationales, améliorer ses prévisions financières et budgétaires est devenu indispensable pour tous les dirigeants et directions financières dans les entreprises. L’innovation dans ce domaine permet de faire évoluer ses processus vers une meilleure productivité. Dès lors, nous allons répondre à deux questions : quelles sont les méthodes performantes en matière de gestion budgétaire ? Quels sont les conseils et bonnes pratiques dont il faut s’inspirer pour innover et faire évoluer ses processus ?
Table des matières
Quelles sont les méthodes performantes en matière de gestion budgétaire ?
La gestion budgétaire est une discipline qui consiste à planifier sur une période donnée les recettes et les dépenses d’une entreprise. Pour que ces prévisions soient de bonne qualité, il est important de fiabiliser l’information utilisée puis d’homogénéiser et d’automatiser ses processus afin de modéliser différents scénarios. Pour cela, des agences spécialisées dans l’optimisation des performances des entreprises collaborent avec des éditeurs de logiciels EPM et BI pour développer ce que l’on appelle des Smart EPM. Ces solutions logicielles qui utilisent l’intelligence artificielle permettent de faire du pilotage de performance afin de mieux anticiper les évolutions et faire de meilleures prévisions budgétaires.
L’avantage des solutions logicielles telles que les Smart EPM, c’est d’accélérer certains processus et de concentrer des informations pertinentes au sein d’un système d’information fiable. Ces logiciels permettent de faire plusieurs choses.
- Le logiciel de consolidation a pour objectif d’accélérer la production des comptes consolidés : cela permet de gagner du temps pour optimiser le pilotage des performances
- Les solutions de contrôle de gestion permettent de modéliser l’activité d’une entreprise afin de prendre des décisions conformes à ses objectifs stratégiques et financiers
- Les logiciels de business intelligence permettent d’automatiser le traitement des données pour les transformer en sources d’informations fiables et exploitables
- Sécuriser son système central d’information en hébergeant ses données sur des serveurs fiables et dont la maintenance est régulièrement assurée.
Les bénéfices des logiciels de pilotage de gestion sont multiples :
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- L’automatisation et la simplification des processus de production du budget
- Une meilleure visualisation des informations grâce aux outils de reporting
- Homogénéiser et fiabiliser les données récoltées
- De meilleures capacités d’investigation
- Réduire la marge d’erreur en limitant l’intervention humaine dans le processus de collecte et d’analyse
- Augmenter la réactivité de l’entreprise
- Anticiper les évolutions avec des prévisions fiables
- Des décisions plus pertinentes
Pour implémenter ce type de solution et concevoir une architecture logicielle parfaitement adaptée à la structure, à la taille, au secteur d’activité et aux objectifs stratégiques et financiers de son entreprise, il est indispensable de faire appel à des experts dans ce domaine. Des agences spécialisées proposent des solutions logicielles sur mesure et accompagnent les entreprises de l’audit à la formation du personnel.
Quels sont les conseils et bonnes pratiques dont il faut s’inspirer pour innover et faire évoluer ses processus ?
Pour améliorer le pilotage des performances d’une entreprise et faire évoluer ces processus, il est indispensable de suivre ces trois lignes.
Maitriser les risques d’erreur
Pour éviter d’établir des prévisionnels budgétaires erronés, il est important de réduire ses marges d’erreur en automatisant ses processus et en limitant l’intervention humaine. Il faut également concevoir un espace de reporting fiable et partagé avec des référentiels précis.
Favoriser la collaboration
Même si l’automatisation des processus de contrôle de gestion réduit la part d’intervention humaine dans le pilotage de la performance, il ne faut pas négliger pour autant l’importance du capital humain dans les prévisions budgétaires. Dans ce cas, les logiciels permettent d’améliorer la communication des équipes en favorisant le partage des informations entre les opérationnels. Cela permet de tirer parti des connaissances de terrain et notamment les paramètres et les évènements qui sont susceptibles d’avoir une influence sur les résultats financiers de l’entreprise. Pour cela, il faut agir sur le triptyque : sensibilisation, accompagnement et formation des équipes en faisant appel à des experts dans ce domaine.
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Décliner les possibilités de scénario
Jusqu’à présent, pour élaborer des scénarios prévisionnels financiers, les entreprises utilisaient ce que l’on appelle des tableurs. Malheureusement, cette solution présentait deux inconvénients majeurs : un manque de flexibilité dans l’exploitation des données et par conséquent un manque d’anticipation. Aujourd’hui, les éditeurs de solutions logicielles innovent dans l’élaboration de processus intelligents. Ces logiciels vont traiter les données plus rapidement et surtout de multiplier les scénarios. Cela va permettre de simuler avec plus de justesse les possibles résultats d’une stratégie et de comparer différents scénarios afin de prendre les meilleures décisions.
Le cœur de l’innovation des processus d’élaboration budgétaire réside dans l’exploitation des capacités de l’intelligence artificielle et dans l’implémentation de solutions qui vont favoriser la communication et le partage d’information entre les équipes.