Chaque année, plus de 16 millions de convocations d’assemblée générale sont envoyées par les syndics de copropriété. Ces convocations ne peuvent être envoyées par email. Les syndics de copropriété emploient des solutions qui permettent d’envoyer facilement et à moindre coût ces convocations. Ces méthodes sont réglementées, et permettent de conserver la valeur légale des documents envoyés.
Il est important pour toute personne à la tête d’un syndic de copropriété, de trouver une solution adéquate pour l’envoi des convocations d’assemblée générale. Elle peut décider d’envoyer les convocations par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), par lettre recommandée électronique (LRE), ou par avis électronique (AE).
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Procéder à une invitation générale de syndics par LRAR
Sachez que toute convocation assemblée générale, ainsi que les documents qui l’accompagnent doivent être envoyés par des procédés réglementés. L’un de ces procédés est la lettre recommandée avec accusé de réception. Cette solution est économique, rapide, fiable, et sécurisée. De plus, tout se fait par l’électronique, ce qui est écologique. Ce sont autant d’atouts qui poussent autant de syndics à envoyer leurs convocations d’assemblée générale par LRAC.
La lettre recommandée avec accusé de réception est parfaitement légale. Elle est nécessaire à chaque fois que vous devez prouver l’envoi ou la réception d’un courrier. Ainsi, la lettre recommandée électronique avec accusé de réception peut très bien servir comme preuve en cas de litige. Il est donc important de conserver l’accusé de réception, et le bordereau d’envoi d’une LRAR. Ceci, parce qu’en cas de litige, ce sont ces deux documents que vous devrez présenter devant les juridictions. Toutefois, de tels litiges se produisent rarement. La LRAR ici permet surtout de se rassurer que les destinataires ont reçu leur convocation.
Convoquer l’assemblée générale de syndics par une LRE
La lettre recommandée électronique a fait son entrée dans les communications entre syndics et copropriétés à partir de 2015. Cette entrée a été rendue possible par la loi ALUR du 24 mars 2014, et par le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015. Ainsi, les syndics sont autorisés à convoquer les assemblées générales par voie numérique. Cependant, il est nécessaire d’obtenir l’accord des copropriétaires au préalable pour envoyer les convocations en toute légalité.
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L’autorisation d’un copropriétaire peut être obtenue de la manière suivante :
- Le copropriétaire vous donne son consentement durant une assemblée générale
- Il vous adresse son accord par un autre moyen (lettre recommandée, signature de contrat, etc.)
- Utiliser un module de recueil de consentements
Après avoir obtenu les consentements de chaque copropriétaire, vous devez les consigner, et les inscrire au registre du procès-verbal. Le registre concerné ici est celui des séances d’assemblée générale de copropriété.
Procéder à une invitation générale de syndics par AE
L’avis électronique (AE) est une solution qui permet de simplifier l’envoi des convocations d’assemblée générale. La création d’un avis électronique se fait en ligne sur un site spécialisé depuis le logiciel syndic. Le copropriétaire quant à lui, reçoit la convocation de l’assemblée générale sous le format d’un email. Pour accéder au document, il lui suffit de cliquer sur le lien contenu dans ce mail.
Un des avantages de l’avis électronique, c’est qu’il a un prix fixe, qui est de 1,99 € HT par envoi. Peu importe le nombre de documents que vous souhaitez envoyer, ce prix ne change pas. Ainsi, vous réduisez énormément les coûts liés à l’envoi de vos convocations en optant pour un tel procédé électronique. Cela vous permet aussi de prévoir le coût de l’envoi de vos convocations. Vous n’avez pas de soucis à vous faire en ce qui concerne la légalité de ce procédé, car l’AE répond au décret 2020-834 du 2 juillet 2020.
Conclusion
Vous avez le choix entre 3 procédés pour expédier les convocations de l’assemblée générale aux copropriétaires. Le premier procédé c’est l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception. Le second c’est l’envoi par lettre recommandée électronique, et le dernier est l’envoi par avis électronique. Chacun de ces procédés est réglementé, et permet de conserver la légalité des documents envoyés.
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