Automatiser la gestion des notes de frais : 4 bonnes raisons de vous y mettre 

Automatiser la gestion des notes de frais : 4 bonnes raisons de vous y mettre 

Les notes de frais sont des documents permettant de rembourser à temps les dépenses que les employés avancent pendant l’exercice de leurs fonctions. Elles doivent donc être bien gérées. C’est là que de nombreuses entreprises ont du mal à s’en sortir. Cette gestion devient encore plus complexe lorsque le nombre de salariés augmente. 

En effet, à mesure que les employés deviennent nombreux, le nombre de notes de frais à gérer devient plus important. Avec l’évolution de la technologie, il existe de nombreuses solutions qui permettent de gérer ces notes de frais de façon plus efficace. Voici 4 bonnes raisons d’en faire usage.

Un gain de temps inestimable 

Gérer manuellement les notes de frais est chronophage, fastidieux et harassant. L’idéal est d’utiliser une solution comme Expensya qui permet d’automatiser les différentes tâches y afférentes. Logiquement, cela vous permet de gagner du temps. À l’aide de leurs smartphones, les salariés peuvent saisir instantanément leurs informations pendant qu’ils sont en mission professionnelle. 

Quelques touches de clavier suffisent pour qu’ils numérisent leurs justificatifs afin de vite se faire rembourser. Quant aux comptables, ils n’ont plus réellement besoin entre autres de vérifier la TVA et de perdre du temps à transférer les documents sur leur logiciel comptable. Le logiciel leur calcule les dépenses et les montants à rembourser instantanément. 

Tout ce que les managers ont à faire est de contrôler et de valider toutes les notes de frais sur leur écran. Les remboursements sont alors transférés automatiquement au logiciel de paie. Ainsi, les salariés rentrent plus vite en possession de leur dû. 

Finir avec les erreurs de calcul des notes de frais 

En dehors du gain de temps indéniable, cet outil permet d’éviter des erreurs de saisie, des oublis ou fraudes qui peuvent fausser les calculs. Les dernières solutions signalent même les incohérences lorsque des données sont saisies dans les champs qui leur sont réservés. C’est le logiciel qui s’occupe du calcul de la TVA et des frais kilométriques en fonction des barèmes. 

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Il permet d’automatiser véritablement les différentes tâches. Si des voyages sont effectués à l’étranger, l’outil convertit les montants dans la devise de la firme. Cela permet aux comptables d’être plus relaxes. Ces erreurs permettent à l’entreprise de réduire significativement ses pertes financières. 

Une amélioration de la politique de frais de la société 

Le logiciel permet aux managers d’avoir une bonne vue sur les dépenses de la firme. Sur leur tableau de bord, ils retrouvent toutes les données dont ils ont besoin. Ils peuvent donc s’en servir afin de présenter aux salariés un véritable bilan des dépenses de la société. 

Outre cela, les données recueillies sont utilisées dans les prises de décisions visant l’amélioration de la politique des notes de frais de l’entreprise. Tout le monde est donc satisfait. Les dirigeants ont la possibilité de configurer le logiciel à leur guise de sorte à adapter réellement les modes de remboursement aux différents projets de la firme. 

Hausse de la productivité de l’entreprise 

La conséquence qui découle directement de tous ces avantages est l’augmentation de la productivité de l’entreprise. Les tâches étant automatisées, les collaborateurs se concentrent mieux sur leur cœur de métier devenant donc plus productif. 

Ce faisant, la rentabilité de la firme est boostée. En ayant des indicateurs significatifs sur les yeux, les managers prennent de meilleures décisions afin que leur entreprise ne soit pas évincée par la concurrence. Automatiser la gestion de ces notes de frais est donc plus qu’important aujourd’hui.