La destruction d’archives comptables

La destruction d’archives comptables

Il arrive au cours de la vie d’une entreprise que celle-ci doive détruire des documents comptables. La plupart du temps, cela lui permet de libérer de l’espace dans les locaux. Cependant, détruire des archives comptables n’a rien d’une tâche ordinaire, car l’entreprise est une entité soumise à de nombreuses règles et sa documentation n’y échappe. Ainsi, il est important pour toute personne de morale de connaître les règles de destruction d’archives, ainsi que les sanctions qu’elle encourt en cas de non-respect.

Destruction d’archives comptables, les règles

La destruction archives est une tâche qui concerne toutes les entreprises, aussi bien du secteur privé que public. Du moment où celles-ci tiennent une comptabilité. Ce service génère beaucoup de papiers qui doivent être archivés pendant un certaine période, bien que beaucoup de documents soient maintenant stockés numériquement.

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La durée de conservation

Tout d’abord, il faut noter que la durée de conservation est définie par la législation en vigueur : toutes les pièces comptabilisées doivent être conservées pendant au moins 10 ans. Encore appelées pièces justificatives, celles-ci sont constituées de commandes, factures, bon de livraison et pièces de caisse entre autres. De même, le livre journal, livre d’inventaire ou grand livre ne sont pas en reste.

Et lorsque le service comptabilité est en charge de la fiscalité de l’entreprise, les documents y relatifs doivent être conservés pendant 6 ans. Il s’agit, entre autres des documents ayant trait aux impôts directs comme la taxe foncière, aux impôts sur les sociétés et sur le revenu. Il en est de même pour l’acquittement de la TVA et les impôts sur les bénéfices.

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Une fois la durée de conservation légale échue, l’entreprise peut alors procéder à la destruction des archives.

Les méthodes de destruction

Les informations détenues par une entreprise sont des données confidentielles. Notamment parce que celles-ci peuvent être très utiles à la concurrence. Tandis que dans le cas des institutions du secteur public, ces données sont collectées auprès des administrés  et sont dès lors considérées comme sensibles.

Pour toutes ces raisons, leur destruction doit se faire en suivant une certaine méthodologie. Il existe pour cela des entreprises spécialisées dans la destruction sécurisée. Ces dernières interviennent sur place en utilisant des camions broyeurs. Elles détruisent aussi bien des documents papier que des supports informatiques.

A la fin de leur intervention, les documents se présentent sous forme de petits coupeaux non uniformes impossibles à exploiter par un tiers. L’entreprise reçoit également des documents certifiés constituant des pièces justificatives à conserver dans une démarche de suivi qualité en matière de traitement de déchets.

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A défaut de faire appel à un professionnel de la destruction, la société peut aussi se doter d’une broyeuse. Cette possibilité est plus à la portée des entreprises de grandes tailles. D’autre part, il faut insister sur le fait de détruire les documents sur place. Cela permet aux responsables de constater personnellement la destruction des documents tandis que le reste du personnel continue son travail normalement.

Destruction d’archives comptables, les sanctions

S’assurer du bon déroulement de la procédure évite aux dirigeants de l’entreprise de s’exposer aux sanctions du législateur. Et par la même occasion, l’entreprise est à l’abri de la mauvaise publicité. En effet, il est arrivé que certaines sociétés fassent les gros titres de journaux parce que des informations personnelles ont été découvertes sur le périphérique.

Vous l’aurez compris, malgré la sensibilité des données contenues dans les archives comptables, il n’est pas rare que certaines entreprises ne respectent pas les règles de destruction. Ce comportement peut avoir de graves conséquences si l’on est par exemple dans le domaine médical. Imaginez un seul instant les conséquences que pourraient entraîner l’abandon de dossiers médicaux dans une benne destinée au recyclage !

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Les personnes concernées ayant souscrits à une police d’assurance pourraient par exemple être victime d’usurpation d’identité. Les entreprises négligentes poursuivies par les victimes et sanctionnées par le législateur. Etant donné que la loi les considère responsables pénalement dans ces cas.

Conclusion

En résumé, la destruction des archives est un sujet sensible aussi bien pour les entreprises du secteur privé que public. Tout d’abord, les durées de conservation des documents comptables doivent être respectées à la lettre. Et une fois par an, l’entreprise peut se débarrasser de ceux qui ont atteint leur durée légale. Afin de se rassurer que cette opération ait effectivement lieu, la destruction doit avoir lieu dans les locaux de l’entreprise.  Comme cela, il y a plus de chance que les problèmes de confidentialité vis-à-vis des employés ne se posent pas et que l’entreprise soit à l’abri des poursuites pénales.

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