Outil indispensable dans une entreprise quelle que soit sa taille, son type d’activité. Le logiciel de comptabilité est un programme informatique capable d’automatiser le processus comptable. Il effectue les opérations telles que : la facturation, le suivi des dépenses, l’établissement des devis, la gestion du personnel. Ajouté à cela, il y’a la gestion des documents comptables, des commandes, des stocks. Ce dernier, en plus de ses nombreuses utilités, permet à votre entreprise de réaliser un gain de temps non négligeable. Dans le choix d’un logiciel de comptabilité pour votre entreprise, il y’a des éléments à prendre à compte découvrons les.
Table des matières
Les fonctionnalités importantes d’un logiciel comptable
Il y’a sur le marché une multitude de logiciels de comptabilité de plus en plus développés. Dans une entreprise la comptabilité est parfois perçue comme une contrainte, pourtant elle est la clé d’une bonne gestion de cette entreprise. L’objectif d’un logiciel de comptabilité est de gérer l’ensemble des obligations comptables, fiscales, juridiques et sociales auxquelles les entreprises sont soumises. Les fonctionnalités importantes sont ces éléments qu’on retrouve dans un logiciel de comptabilité qui permet à votre comptable de travailler sans difficulté.
La bonne ergonomie de l’interface : c’est l’un des aspects importants dans un logiciel comptable. Une ergonomie de l’interface qui est facile à comprendre et à utiliser facilite le travail. L’interface doit correspondre à la maîtrise de l’outil informatique des salariés.
La saisie des écritures comptables : il doit permettre l’enregistrement des opérations courantes et des opérations d’inventaires, lettrage, consultation des comptes.
Le suivie des comptes des tiers : le bon suivi des comptes de vos partenaires et de vos employés.
La réalisation d’un prévisionnel analytique : c’est un critère également essentiel dans un logiciel de comptabilité. Il permet d’avoir une vision de l’évolution de votre entreprise sur le long terme.
La déclaration de la TVA : si votre entreprise y est assujettie, votre logiciel doit effectuer des déclarations de la TVA, des déclarations de résultats.
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Le tableau de bord : permet d’avoir une idée de la situation comptable actuelle et à venir de l’entreprise.
Les critères indispensables dans le choix d’un logiciel de comptabilité
Dans le choix d’un meilleur logiciel pour la structure, vous devez paramétrer vos critères de choix en fonction du logiciel même. Mais peu importe le logiciel de votre choix, l’essentiel est qu’il permet l’optimisation de vos processus comptables et produire vos écritures comptables facilement. Voici ce que vous devez prendre en compte :
La taille de l’entreprise
La taille de l’entreprise est un élément indispensable dans le choix d’un logiciel de comptabilité. Il y’a des logiciels de comptabilité pour tous types d’entreprise, pour les PME, pour les Très Petites Entreprises et les indépendants. Il y’a effectivement des logiciels adaptés à toutes ces entreprises. Les grandes entreprises utilisent habituellement les logiciels sophistiqués « on line », comptabilité en ligne. Quant aux petites et très petites entreprises les logiciels « on promise » sont très adaptés, sans cloud ni connexion internet.
Le secteur d’activité
Certains logiciels disposent de fonctionnalités spécifiques à un secteur d’activité en particulier comme la restauration, le bâtiment. D’autres proposent des services standardisés. Les logiciels spécifiques permettent de mieux contrôler votre gestion et de faire le suivi de vos activités. Vous choisirez facilement votre logiciel de comptabilité en tenant compte de votre secteur d’activité. Parmi les typologies de solutions on distingue : le logiciel comptabilité orientée « métier », le logiciel regroupant comptabilité et gestion de production. En plus du logiciel incluant gestion commerciale. Chacun de ses logiciels a des avantages en fonction du type d’activité auquel il convient.
Le nombre d’utilisateurs
Le nombre d’utilisateurs c’est tous ceux qui auront accès à vos données en ligne parmi lesquels certains collaborateurs et votre expert-comptable. Vous devez savoir que plus votre nombre d’utilisateurs est élevé, plus votre logiciel vous coûtera cher.
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Les différentes fonctionnalités
En plus de ses fonctions principales, vous devez choisir votre logiciel en fonction des autres fonctionnalités qu’il propose, c’est-à-dire les différentes options. Par exemple des fonctionnalités qui sont utiles aux ressources humaines, à la gestion des immobilisations, la gestion de paie, l’établissement des contrats de travail. Vous pouvez avoir des modules de gestion de paie pour les entreprises qui gèrent la paie en interne afin d’établir des bulletins, de payer les charges.
Le niveau de protection
La fiabilité est l’élément important de votre logiciel comptable. Malheureusement tous les logiciels comptables ne sont pas fiables à 100%. Les logiciels en ligne sont moins sécurisés que les logiciels on-premise. Si la taille de votre entreprise l’impose, choisissez un logiciel en ligne. Mais vous devez veiller à sécuriser vos données tout en vous assurant que votre logiciel respecte la réglementation de sécurisation, de conservation, d’inaltérabilité des données.
Les raisons du choix d’un logiciel de comptabilité
Les besoins des entreprises évoluent avec les changements technologiques. Dans le souci de vous arrimer à ces changements, il est temps de professionnaliser votre gestion comptable. Le logiciel comptable est l’outil indispensable de gestion de votre entreprise.
Il permet d’accompagner le développement de l’entreprise : pour un début l’entreprise peut se doter d’un logiciel de traitement comptable. Elle peut par la suite continuer à gérer ses factures au moyen des tableurs. Au fur et à mesure que l’entreprise évolue, elle peut ajouter d’autres modules comme le module commercial. Les devis peuvent par exemple augmenter et le suivi de venir de plus en plus complexe. C’est pourquoi des logiciels sont conçus selon des critères comme la taille de l’entreprise, le secteur d’activité. Il y’a aussi ceux qui proposent de faire sa comptabilité en ligne c’est- à dire qui mette à disposition des services sur internet.
L’échange facile avec l’expert-comptable : pour les entreprises qui font appel à des experts comptables, le logiciel permet de gérer les échanges automatisés. Le fichier est exporté du logiciel comptable de l’entreprise, puis envoyé à l’expert et il l’intègre dans sa propre solution comptable. Il peut alors effectuer ses travaux rapidement, sans risque d’erreur.
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Le gain du temps : le logiciel de comptabilité permet non seulement un gain de productivité, mais aussi de temps. Le gain de temps se fait en automatisant certaines tâches comme le calcul de la TVA, les factures de vente. Il y’a aussi le guide des saisies comptables, la relance des créances clients impayées, ces tâches dépourvues d’une réelle valeur ajoutée. Le logiciel est alors programmé afin de les gérer ainsi, cela permet à l’entrepreneur de mieux se consacrer à son cœur de métier.
La Limitation des risques d’erreurs : élément central du système d’information de l’entreprise, le logiciel de comptabilité permet de limiter les risques d’erreur. Celles liées à la présence des doublons, dans la mesure où l’unicité de l’information est garantie. Du fait que toutes les informations ont une seule base. Les erreurs liées à des manipulations humaines sont nombreuses, l’automatisation dans ce cas limite les interventions humaines, et cela réduit grandement les erreurs humaines. Le logiciel comptable permet d’être informé sur les changements concernant la législation.
Conclusion
Une bonne comptabilité permet à une entreprise de se conformer aux obligations comptables et de suivre sa situation financière. Mais cela ne peut pas se faire sans un logiciel de comptabilité. Il y’a plusieurs choses à connaître sur un logiciel. Tout d’abord ses fonctionnalités, les critères dans le choix d’un bon logiciel, et les avantages d’utiliser un logiciel pour la structure.