Qu est-ce qu un integrateur de solutions de ged

Qu’est-ce qu’un intégrateur de solutions de GED ?

Pour mieux faciliter la gestion des documents en entreprise ou dans une structure, vous pouvez faire recours à des solutions de gestion rapide et facile tel que la GED. Elle se définit comme Gestion Electronique des Documents. C’est un terme utilisé pour caractériser les méthodes informatiques qui font usage des moyens électroniques pour rendre facile la gestion des documents. Ainsi, un intégrateur de solutions de GED est un professionnel qui intègre les fonctionnalités d’une GED. Nous vous présentons tout ce que vous devez comprendre sur lui et les critères à étudier pour bien choisir le vôtre.

Les différentes fonctions d’un intégrateur de solution de GED

Un intégrateur de solutions de GED est sollicité pour ses multiples compétences. Il en existe une panoplie, et tous ne possèdent pas les mêmes compétences. Toutefois, il est possible de retrouver sur https://ingedis-solutions.fr/ des compétences qui sont importantes chez un intégrateur. Au nombre de ces compétences, vous avez :

  • Le classement des documents : il est axé sur l’indexation qui consiste à fournir les informations de type métadonnées (type, auteur, date de la dernière modification, source) sur un document. Avec le classement de documents, vous pouvez retrouver très facilement un document parmi des milliers.
  • L’archivage des documents : grâce à l’archivage, une GED range les documents selon leur pertinence. Les documents qui ne sont pas utilisés couramment, mais qui nécessitent d’être conservés sont rangés suivant un ordre bien défini. Pour retrouver un document archivé, vous pouvez faire recours à l’indexation.
  • La diffusion des documents : lorsque vous décidez de partager ou de diffuser un document entre les membres de l’entreprise, cette compétence s’avère précieuse. Cette dernière est possible par l’intermédiaire d’internet ou de l’intranet.
  • L’intégration de documents : Lorsque vous prenez un intégrateur de solutions de GED pour une première fois, vous avez la facilité de dématérialiser les documents existants. La numérisation des documents existants se fait grâce au scannage.

Les avantages et les inconvénients d’un intégrateur de solutions de GED 

Lorsqu’une entreprise (TPE ou PME), une collectivité ou un expert-comptable opte pour la GED, il ou elle bénéficie de beaucoup d’avantages. Un intégrateur de solutions de GED permet de gagner du temps et réduire les dépenses financières relatives à la numérisation. Voici quelques avantages qu’offre un intégrateur de solutions de GED :

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  • La disponibilité permanente et immédiate des documents ;
  • La facilité de la diffusion des documents et informations par internet ou l’intranet ;
  • La dématérialisation grâce à la numérisation des documents ;
  • L’efficacité et la rapidité dans le processus de traitement des documents ;
  • La gestion des documents dans la confidentialité absolue ;
  • La Collaboration parallèle sur les documents.

Hormis les avantages que présente un intégrateur de solution de GED, celui-ci présente également quelques inconvénients. Les limites que présente un intégrateur de GED sont très peu. Il s’agit de : 

  • La mise en place d’une équipe qualifiée en informatique ;
  • Une formation régulière et fréquente des collaborateurs sur l’utilisation de la GED ;
  • Les risques de fraude et les pertes de données.

Les critères fondamentaux pour choisir un intégrateur de solutions de GED

Lorsque vous décidez de choisir un intégrateur de solutions de GED en vue de faciliter les opérations et la gestion des documents, vous devez axer vos recherches sur certains critères. Il s’agit des critères suivants :

  • Les compétences présentées par l’intégrateur ;
  • Le contrôle et la gestion des flux de donnée ;
  • L’accès au document basé sur la confidentialité et la gestion des droits ;
  • La maîtrise des solutions de GED par l’intégrateur ;
  • Ses capacités d’interaction avec des logiciels.

Conclusion

À l’air du numérique, le processus de gestion des documents subit une transformation rapide et évolutive. Il est donc important de choisir un intégrateur de solution GED pour faciliter la gestion en entreprise. Aussi, bien qu’un intégrateur GED possède des avantages, il comprend aussi des inconvénients. Un choix idéal nécessite une recherche basée sur certains critères.