Pendant la mise en œuvre de ses activités, une entreprise sera tenue de traiter plusieurs documents administratifs. Ceux-ci sont regroupés en un dossier et comportent différentes informations. La société aura besoin de traiter les données comprises dans ces documents administratifs pendant une période. Lorsque ce traitement est terminé, il faut passer à l’archivage des pièces. Aujourd’hui, classer les documents dans les archives n’est plus une simple option pour les entreprises. Cela constitue aussi une obligation d’ordre légal. De plus, ces pièces peuvent être consultées à tout moment en cas d’urgence ou de contrôle.
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Respecter l’obligation légale d’archivage
La loi impose l’archivage des documents administratifs aux entreprises. Elle a établi une durée précise de conservation pour chaque pièce. Le non-respect de ce principe peut occasionner des sanctions d’ordre financier. De ce fait, la première raison pour laquelle vous devez archiver vos documents est le respect de l’obligation légale. Cela vous permet d’être à l’abri des sanctions. En outre, vous devez savoir qu’un archivage dossier administratif vous accorde une garantie en cas de contrôle judiciaire. Vous n’aurez donc pas à subir des pénalités. Cette obligation s’impose à toutes les entreprises, quels que soient leurs domaines d’activité et leur statut juridique.
Accéder facilement aux dossiers en cas de besoin
La clôture d’un dossier entreprise ne veut signifie pas que l’entreprise n’en aura plus jamais besoin. En effet, les collaborateurs peuvent chercher à consulter les anciens documents pour faire des rapports ou des évaluations périodiques. Grâce à l’archivage, ils pourront facilement retrouver les pièces nécessaires pour accomplir ces tâches. C’est une réelle solution pour favoriser l’accès facile aux données antérieures de l’entreprise et pour résoudre les problèmes liés à la perte des informations. Cela vous permet aussi de faire face à l’enjeu juridique, car vous pouvez consulter un document spécifique en cas de contrôle pour prouver la légalité de votre entreprise.
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Mieux gérer son patrimoine documentaire
L’archivage est aussi un meilleur moyen pour mieux gérer son patrimoine documentaire. En effet, il vous aide à avoir une idée précise sur les dossiers déjà traités afin de savoir ceux qui restent à analyser. Vous ne courrez donc pas le risque de vous perdre dans la gestion du patrimoine. En plus, les dossiers archivés deviennent une grande ressource pour l’entreprise. Ils constituent un fondement historique et retracent toutes les activités menées par la société depuis plusieurs années. C’est d’ailleurs l’une des raisons pour lesquelles il est conseillé de bien garder les archives au sein de l’entreprise. Cette dernière peut donc en tirer un intérêt historique remarquable.
Éviter l’encombrement des pièces administratives
Organiser ses documents administratifs est d’une grande importance pour le bon fonctionnement d’une société. Le regroupement de plusieurs pièces entraîne un mélange des documents. Vous aurez alors du mal à déterminer ceux qui sont en cours de traitement et les dossiers finalisés. Il est donc important d’archiver ses documents pour éviter d’encombrer les pièces administratives dans son bureau. Par ailleurs, la meilleure option pour réussir l’archivage des documents est celle de la numérisation. Il s’agit de conserver les pièces dans une version numérique.
Conclusion
Plusieurs raisons expliquent la nécessité d’archiver ses documents. D’abord, cela permet d’éviter toutes les sanctions légales, car la loi impose l’archivage des documents à toutes les entreprises. De plus, cela constitue une meilleure solution pour mieux gérer son patrimoine documentaire. Vous pouvez facilement accéder à vos dossiers pour faire des rapports et des contrôles. Enfin, l’archivage permet d’éviter l’encombrement et le mélange des documents.