Le numérique est en train de changer nos habitudes. Il faut dire qu’aujourd’hui, particulier et entreprise n’hésitent pas à recourir à lui pour solutionner leur problème. S’agissant des entreprises, l’une des plus grosses difficultés qu’elle doit surmonter, c’est la gestion de ses documents. Le numérique est venu l’aider dans cette tâche.
En effet, il existe aujourd’hui une solution électronique très pratique qui permet aux entreprises de gérer efficacement leurs documents. Il s’agit des logiciels de gestion électronique de documents (GED). Découvrez ici tous ce qu’il y a à savoir sur eux.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion électronique de documents ?
Un logiciel de gestion électronique de documents (GED) est un procédé informatisé. Il vise à définir, concevoir, organiser, produire, diffuser et gérer des informations, des documents papier ou électroniques, au sein d’une organisation.
Pour y parvenir, le logiciel de GED met en œuvre des systèmes d’acquisitions, d’indexation, de classement. Sans oublier le stockage d’information, l’accès aux navigateurs de recherche, et la diffusion de document. Vous pouvez consulter le site elo.com, pour une parfaite illustration.
Le logiciel de GED prend en compte le besoin de gestion, de création, et d’archivage des documents. C’est un processus qui se réalise en quatre étapes : acquisition, traitement, stockage, et diffusion. Il peut inclure une cinquième étape qui est la conception.
Pourquoi avoir recours à un logiciel de gestion électronique de documents ?
Un logiciel de GED améliore la recherche, la gestion, et le suivi des documents, car il permet de les stocker, classer et archiver.
Une entreprise qui utilise un logiciel de GED verra la productivité de ses collaborateurs optimisée. De plus, un logiciel informatique de GED permet aux entreprises de gagner en coût, en qualité, et en rapidité. En effet, les coûts liés à la gestion du papier sont parfois élevés, ce qui constitue une grosse charge à supporter par l’entreprise.
Lorsqu’une entreprise décide d’employer un logiciel de GED, elle bénéficie des avantages suivants :
A lire également : La Gestion Electronique des Documents (GED) dans l’entreprise
- Une amélioration de la traçabilité de ses documents
- Une facilitation de l’accès aux données par les utilisateurs
- Une optimisation du contrôle des informations
- Une optimisation de la productivité des équipes
- Une réduction des coûts liés au papier (archivage, impression, courrier, etc.)
Dans le passé, les entreprises ont dû faire face à des difficultés liées à la gestion des documents papier. Certains ont vu toute leur documentation disparaître par des accidents (incendie, inondation, etc.). Des cas de vols ont également été enregistrés. Le logiciel de GED est venu pallier à tous ces problèmes. Il permet aux entreprises et autres organisations de gérer leur documentation en toute sécurité.
Comment choisir son logiciel de gestion électronique de documents ?
Un logiciel de gestion électronique de documents ne se choisit pas au hasard. Vous devez prendre en compte un certain nombre paramètres, parmi lesquels :
- Le volume de votre documentation
- La structure de votre processus de gestion
- La nature de vos documents (images, vidéos, papier numérisé, etc.)
- Les tâches à réaliser (conception de documents, correction, saisie…)
- Les exigences de votre équipe de travail
S’agissant du volume, de la nature et des tâches à réaliser, il existe des logiciels de GED conçu pour des documents précis. C’est le cas par exemple des logiciels de gestion de contrats, ou encore des logiciels de gestion des commandes.
Tenir compte de la nature de vos documents lors du choix de votre logiciel GED est d’une importance capitale. En effet, certains logiciels ne permettent que de traiter les papiers numérisés, tandis que d’autres sont spécialistes dans le traitement des images et vidéos. Tout dépend donc de vos besoins et des exigences de votre équipe de travail.
Conclusion
Le logiciel de gestion électronique de documents est un outil qui offre un grand nombre d’avantages aux organisations qui les emploient. Il permet à l’entreprise de réduire les coûts liés à la gestion de sa documentation, et d’optimiser sa productivité. À ce jour, il existe plusieurs logiciels de GED, le choix se fait en fonction de ses besoins.
A lire également : Quelle est l’utilité d’un logiciel de gestion ?