La planification d’événements peut être très intimidante, surtout si vous n’avez jamais essayé d’organiser un rassemblement social auparavant. Avec autant de détails requis dans l’organisation d’événements, votre plus grand défi est de savoir comment parvenir à une organisation réussie et mémorable. Si vous prévoyez de mettre en place des activités d’entreprise telles que des lancements de produits, des séminaires et des conférences, vous devez prendre connaissance des informations qui vont suivre afin de rendre votre événement plus significatif.
En effet, les événements sont toujours organisés en gardant à l’esprit qu’ils répondront avec succès aux besoins des participants ainsi que des organisateurs. Les participants prennent part à des événements pour obtenir les réponses à leurs questions et aussi pour en savoir plus sur l’entreprise et ses produits. Les planificateurs d’événements organisent un événement pour satisfaire et fidéliser leur clientèle et, dans le même temps, générer plus de ventes, des bénéfices plus élevés. Organiser des événements réussis n’est pas un amusement. Il faut avoir la bonne équipe, choisir le bon lieu et attirer la bonne cible et bien d’autres aspects. Découvrons-les ensemble.
Choisissez le bon type de personnes pour votre équipe
Organiser un événement d’entreprise n’est pas la même chose que d’organiser la fête d’anniversaire de votre enfant. La réputation de votre entreprise dépend dans une large mesure de votre préparation à l’événement. Pour cela, vous devez choisir la bonne équipe de personnes ou de bénévoles pour faire partie du comité de travail. Recrutez des personnes enthousiastes à l’égard du travail et prêtes à effectuer des heures supplémentaires si nécessaire. Vous devriez également garder des personnes supplémentaires à portée de main pour faire du bénévolat au cas où quelqu’un ne se présenterait pas le jour J.
Pensez à mettre sur pied un canal de communication efficace.
L’organisation d’un événement ne se fait pas de façon isolée. Dans la plupart des cas, vous devez travailler avec une équipe de personnes à qui différentes tâches peuvent être déléguées. D’une part, il vous serait tout à fait impossible de vous occuper de tout en sachant qu’il existe différents aspects impliqués dans la gestion d’événements. À cet effet, lorsque vous travaillez avec une équipe de professionnels, vous ne pouvez pas simplement supposer que tout le monde sait de quoi il s’agit. Même les sociétés de gestion d’événements conviennent qu’un canal de communication approprié doit être mis en place afin d’assurer un événement plus organisé.
Avant que tout le monde ne commence à travailler sur les tâches qui lui sont assignées, il est préférable que vous partagiez l’objectif de l’événement ainsi que le plan global de son exécution avec tous les membres de votre équipe. Vous devriez pouvoir rassembler tous vos membres dès leur début et leur expliquer les détails de l’événement. La tenue de réunions régulières va vous aider à évaluer l’avancement des tâches attribuées à chacun.
Faites le point avec vos conférenciers et panélistes
En ce qui concerne la planification d’événements, vous devez être particulièrement méticuleux avec vos détails de planification. Il est important d’être en contact permanent avec tous les intervenants pour vous assurer qu’ils sont informés des détails de l’événement. Maintenant, si vous êtes toujours à la recherche d’un conférencier clé qui va livrer un message particulier lors de l’événement, vous pouvez établir un réseau avec d’autres planificateurs et voir celui qui convient à l’occasion.
À ce stade, vous pouvez aller de l’avant et demander des références à l’orateur principal, et vous renseigner sur ces performances lors de ces précédentes allocutions.
Utilisez la chronologie pour votre planification
Tout comme de nombreuses sociétés de gestion d’événements, vous devez travailler avec un calendrier lorsqu’il s’agit d’organiser votre événement. Vous devez avoir votre propre calendrier contenant toutes les tâches importantes qui doivent être accomplies. C’est évidemment important pour que vous ne perdiez pas la trace de vos responsabilités. De plus, il est important d’utiliser une chronologie pour la gestion des événements afin de vous assurer de ne manquer aucun détail dans la planification de vos événements. Vous pouvez également indiquer dans votre calendrier les personnes chargées d’accomplir certaines tâches.
Apparemment, avoir un calendrier détaillé vous aidera à examiner facilement chaque aspect. Le suivi de la progression des membres de votre équipe sera également une facilité puisque vous avez un calendrier avec vous.
Organisez votre événement comme une entreprise
Essayez de prendre votre événement aussi au sérieux que possible. Préparez une liste de suivi pour gérer diverses tâches administratives de manière rationalisée. Allouez le budget de l’événement pour vérifier que tous les aspects ont été pris en compte sans que les sorties d’argent soient manifestement extravagantes. Accordez d’abord la priorité au travail le plus important. Par exemple, choisissez un lieu d’événement approprié avant d’imprimer les invitations. Faites la promotion de vos événements sur autant de plateformes sur site et en ligne que possible. Publiez les annonces dans les journaux et les magazines commerciaux, affichez les détails de votre événement sur les sites Web des médias sociaux, le site Web de votre entreprise, le blog de l’entreprise, etc.
Vous organisez l’événement
Si vous décidez d’organiser l’événement, vous devez être conscient de tout le travail qui y sera consacré. Vous devrez planifier un thème, un lieu, des divertissements et même la restauration.
Cela va vous éloigner de vos affaires quotidiennes et il se peut même que ce ne soit pas dans votre emploi du temps de prendre en charge l’organisation vous-même. Vous devez être intelligent à ce stade. Si vous allez perdre des clients parce que vous organisez un événement, cela n’en vaudra pas la peine et l’organisation de l’événement devra tomber sur les épaules de quelqu’un d’autre. C’est vous qui décidez, alors déléguez.
Un membre du personnel organise l’événement
Comme mentionné ci-dessus, si vous n’avez pas le temps de vous organiser vous-même, vous devriez demander à un membre du personnel de le faire. Vous devez leur faire prendre conscience que cela représente beaucoup de travail et qu’ils pourraient être stressés à le faire en même temps que leur travail.
Par conséquent, vous pourriez approcher le membre du personnel et lui dire qu’il peut se reposer de son travail quotidien, et sa nouvelle tâche sera d’organiser l’événement.
Le choix d’une agence événementielle
La meilleure idée pourrait être d’engager une société de gestion d’événements pour organiser l’événement. Oui, cela vous coûtera de l’argent, mais vous n’en perdrez pas, car vous et les autres membres du personnel travaillerez tous.
Avec une société de gestion d’événements, vous n’aurez qu’à prendre contact, lui dire ce que vous voulez et elle ne vous recontactera que si elle apporte des modifications ou si elle a besoin de votre permission pour aller de l’avant avec quelque chose. Vous ne serez pas bombardé d’appels de leur part ou les propriétaires des lieux ne vous poursuivront pas. Tout sera organisé à travers l’agence. Vous pouvez simplement continuer vos tâches quotidiennes.
Où trouver des organisateurs d’événements ?
C’est la grande question à vous poser quand vous avez réellement besoin de trouver un organisateur d’événements pour vous aider à planifier et à organiser un événement. Il peut souvent être difficile de choisir réellement un organisateur s’il y en a trop ou trop peu de choix. Cependant, la meilleure façon de commencer à trouver des aides et des organisateurs d’événements est de commencer à chercher dans les annuaires commerciaux et téléphoniques. Si vous vivez dans une grande ville ou une région métropolitaine, il y a de fortes chances qu’il y ait beaucoup de choix.
La première question que vous devrez poser à un organisateur d’événement potentiel doit porter sur son expérience dans la gestion de telles activités. Bien entendu, le prix qu’il facture est également important, mais vous devez d’abord avoir la certitude que vous avez obtenu le bon prestataire avec le niveau d’expérience et d’expertise requis.
Ce que les organisateurs d’événements peuvent apporter
Bien sûr, un organisateur d’événement peut vous aider dans tous les domaines. Toutefois, si vous n’avez pas besoin de toute la logistique d’un organisateur d’événement pour planifier l’ensemble de l’activité, il peut également être disponible uniquement pour superviser ou consulter. De nombreux types d’organisateurs d’événements proposent généralement leurs services sous forme de package complet aux particuliers, mais ils peuvent également proposer de simples séances de conseil.
D’un autre côté, une alternative à l’embauche d’un organisateur d’événement peut également être simplement un assistant pour la planification de l’événement. Si vous n’avez pas besoin ou vous ne voulez pas payer le prix total d’un organisateur d’événement, l’embauche d’un assistant de planification peut également être d’une grande aide.
Tout bien considéré, les organisateurs et les planificateurs d’événements sont des personnes très utiles si vous avez vraiment du pain sur la planche. Il y a toutes sortes d’endroits où ces personnes peuvent être trouvées, mais une chose qui doit être considérée est de savoir si elles sont absolument indispensables au regard du prix qu’elles facturent. Certains organisateurs d’événements gonflent souvent les frais qu’ils facturent pour leurs services, mais ils peuvent vraiment être d’une bonne aide si vous en avez besoin pour planifier un événement.
Prévoyez des goodies pour les participants à l’événement
Vous devez penser à récompenser et à remercier tous ceux qui ont pris la peine d’assister à votre événement en mettant de côté leurs contraintes personnelles ou autres. Par exemple, présentez à vos invités un petit objet personnalisé sur le thème de l’événement. C’est un excellent moyen d’évaluer personnellement la présence de vos invités et de communiquer sur votre marque ou votre entreprise. Vous pourrez en profiter pour y glisser un petit message, et certainement aussi vos coordonnées. Vous pouvez même remettre une note personnelle de remerciement ou simplement envoyer un e-mail de remerciement après un événement. Cela permet de créer un impact positif et de construire une relation à long terme avec les clients.
Mesurez le succès de vos événements
Cela devrait être une tâche obligatoire pour chaque organisateur d’événement de mesurer le succès ou l’échec d’un événement. Qu’est-ce que les participants ont aimé ou détesté, votre événement a-t-il reçu une couverture médiatique adéquate ? Combien de nouveaux clients avez-vous ajoutés à votre liste ? Tout cela doit être soigneusement analysé pour évaluer le succès de votre événement et améliorer le prochain.
Conclusion
La planification d’un événement demande beaucoup de patience, de dévouement et de persévérance afin de pouvoir atteindre un énorme succès sans que rien se passe mal. Il faut déterminer le nombre de personnes qui peuvent être invitées à l’événement, éventuellement s’il faut commander de la nourriture ou des boissons chaudes ou fraîches, évaluer le nombre de sièges à disposer, où l’événement aura lieu, ainsi que terminer d’autres petits travaux divers indispensables. La raison principale pour laquelle de nombreuses personnes choisissent d’embaucher un organisateur d’événements c’est parce qu’il y a tellement de travail à faire qu’elles ne peuvent absolument pas gérer le travail elles-mêmes. Les organisateurs d’événements peuvent vous aider avec tout, de la réservation d’un hôtel ou d’un lieu d’événement à la commande du nombre précis d’accessoires nécessaires à tous les participants. Le suivi de chacune de ces étapes est la base du succès de votre événement.
