La GED, encore appelée Gestion Electronique de Documents est un système qui permet de gérer de manière numérique l’ensemble des documents d’une entreprise. Ce sont les factures fournisseurs, factures clients, note de frais, bons de commande, dossiers RH, dossiers clients, courriers entrants et sortants… Elle est utilisée par les entreprises pour faciliter la gestion et l’exploitation de l’ensemble de leur flux de documents et papiers électroniques. Mettre en place une solution de GED offre de nombreux avantages pour une entreprise, voici les différentes étapes pour monter un projet GED.
Table des matières
L’acquisition des documents
L’objectif d’un projet de GED c’est de parvenir à constituer un référentiel de l’ensemble des documents pertinents de l’entreprise. Penser à mettre en place un projet GED c’est évoluer dans la gestion électronique du document classique. Le document n’est plus un document papier, mais déjà créé en mode électronique. L’acquisition des documents est la première étape pour monter son projet GED. Il a 3 étapes essentielles :
La création des documents : elle provient de différentes sources parmi lesquelles la numérisation des documents papier existants par l’intermédiaire des scanners. L’intégration des documents électroniques existants et l’échange des documents électroniques.
L’enregistrement des documents : il vise à attribuer une référence conforme aux règles de gestion de l’organisme. Également à répondre à des utilisations différenciées du document : la création de copies révisables, de copies de diffusion.
Le classement et l’indexation des documents : le classement consiste à ranger les documents dans un espace informatique accessible aux utilisateurs. Une fois qu’ils sont classés, ces documents doivent être indexés.
La gestion des documents
Ils recouvrent tout ce qui se passe sur le document après sa création :
La sécurité et le droit d’accès : c’est la capacité à rendre le document accessible à toutes les personnes autorisées. Elle concerne également le cryptage, la restriction d’actions sur le contenu et l’occultation de certains champs.
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L’administration proprement dite : ce sont les modifications des métadonnées qui sont liées à l’attribution et à la localisation du document.
La variation du document : elle concerne la modification sans incidence sur le contenu informationnel. Il peut par exemple s’agir des documents circulants dans l’entreprise et pour lesquels on souhaite noter les étapes de traitement pour une meilleure traçabilité.
L’évolution du document : elle renvoie à la modification avec incidence sur le contenu informationnel pour coller à la réalité.
Le stockage et la diffusion des documents
C’est la phase très importante dans la Gestion électronique des documents à cause des enjeux qui y sont liés. La notion de conservation ou stockage vise à maintenir dans le temps la disponibilité d’un document. Il englobe : le support de stockage, l’organisation du stockage, la durée de conservation et la possibilité de réviser ou de détruire le document. Le stockage induit une notion de durée indissociable du sort final du document qui peut être soit l’archivage prolongé, soit la révision ou la destruction. Quant à l’étape de diffusion du document, elle peut se faire via internet ou l’intranet. Il existe de ce fait deux modes de transmission sont possibles :
Le mode pull : c’est la mise à disposition des documents selon des droits des utilisateurs. Ceux-ci peuvent consulter le référentiel de documents après connexion. Les documents sont alors visualisables après une recherche et une sélection.
Le mode push : c’est simplement la distribution et l’envoi des documents à des destinataires désignés au préalable.
Conclusion
Voilà les différentes étapes qui vous permettent de monter votre projet de Gestion électronique des documents. La GED permet de dématérialiser, classer, rechercher, stocker et diffuser tous types de documents grâce à des logiciels informatiques. Toute solution de GED nécessite que l’on y consacre un budget d’accompagnement et de mise en œuvre.