La dématérialisation des factures consiste à opter pour les procédés numériques pour établir et conserver les factures des clients. Cette solution électronique a vu le jour à cette ère du numérique pour des raisons de sécurité, d’authenticité et de clairvoyance dans les transactions commerciales. Toutefois, elle n’est pas sans avantages allant à l’endroit des entreprises et de leurs clients également. Découvrez quelques-uns de ces bénéfices en lisant cet article.
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La sécurité et la traçabilité des factures émises
Premièrement, il requiert de savoir que la dématérialisation des factures émises en entreprise favorise leur sécurité et leur traçabilité. En effet, dès qu’une facture électronique est établie, une copie est directement conservée dans un coffre-fort virtuel. Elle y sera alors gardée durant plusieurs années sans le moindre risque d’endommagement. Remarquez déjà que cette solution de factures dématérialisées vous permet de garder de nombreuses factures sans vous encombrer de milliers de papiers.
Au bout de plusieurs années, vous aurez la possibilité de consulter le coffre-fort pour ressortir une facture qui avait été établie. D’où l’avantage de la traçabilité que procure la dématérialisation des factures en entreprise. En cas de conflits, de contentieux ou de litiges quelconques, cette base de données vous permettra de fournir ces papiers s’ils peuvent aider à résoudre la situation.
Un regain de temps très important
La dématérialisation des factures en entreprise vous procure encore le bénéfice d’un regain de temps très important. Cet avantage touche en quelque sorte toute la procédure depuis l’établissement jusqu’à l’archivage de la facture. Pour commencer, il est très facile et rapide d’établir une facture dématérialisée à partir d’un support digne du nom. Dès que le client a consulté et validé celle-ci, l’archivage de la facture est alors automatique.
Tout ceci constitue moins de travail pour l’employé de l’entreprise qui pourra alors se consacrer à faire d’autres choses. Pour consulter une vieille facture également, vous n’aurez plus à feuilleter une tonne de papiers avant de vous retrouver. Dès que la recherche est lancée, le logiciel se charge de vous retrouver ce que vous recherchez puis de le mettre immédiatement à votre disposition.
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Un procédé moins coûteux
La dématérialisation des factures en entreprise a aussi le bénéfice d’être moins coûteuse. Vous investissez moins d’abord pour fournir les factures. Il ne sera plus nécessaire de vous procurer constamment des papiers en plus des écritoires. Ensuite, l’archivage de vos factures dématérialisées ne coûte quasiment rien comparativement à ce qu’il faut investir dans une salle d’archive. Enfin, il ne sera plus nécessaire d’engager du personnel autour de la gestion des factures au sein de l’entreprise. Sur ce point aussi, vous ferez une économie d’argent très considérable.
La réduction de l’impact sur l’environnement
Dématérialiser les factures permet aussi de protéger l’environnement. Il s’agit ici de l’aspect écologique de cette solution numérique. En recourant aux factures dématérialisées, votre entreprise évite alors l’usage des papiers, de l’ancre, des timbres, etc. Cela lui permet de supprimer totalement l’impact que cela peut avoir sur l’environnement. Il faut remarquer aussi l’absence d’une salle d’archivage au sein de l’entreprise. Vous n’aurez donc pas à vous débarrasser de milliers de papiers à la longue au risque de polluer l’environnement.