Pour une raison logistique ou stratégique (déménagement, besoin de locaux plus grands) vous souhaitez procéder au transfert du siège social de votre société ? Quels sont donc les démarches à suivre et les dossiers à fournir ?
Table des matières
Le transfert de siège social doit se faire dans les règles. Avant de vous occuper des formalités administratives, vous devez penser à quelques points essentiels.
La décision de transfert
La décision de transfert de siège social doit être prise lors d’une assemblée générale extraordinaire. Y seront présents les associés ainsi que les actionnaires de la société. Il existe toutefois une exception pour les SARL et les SA, si le transfert du siège social est effectué dans le département ou dans un département limitrophe. Pour les SARL, le dirigeant peut prendre la décision du transfert du siège social de la société. Par contre, il faut que les associés donnent leur accord. En ce qui concerne les SA, le conseil d’administration peut décider du transfert du siège social. Néanmoins, l’accord de l’assemblée générale ordinaire reste indispensable.
Avant d’entamer toute démarche, assurez-vous que le transfert du siège social est possible. Le déménagement est-il faisable ? Est-ce que vous pouvez réellement aménager dans le nouveau local ? Cela est important, car vous devez transmettre un justificatif de jouissance des nouveaux locaux au greffe ou au CFE.
Pour transférer votre siège social, de nombreuses options s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple choisir le domicile du dirigeant de votre entreprise, c’est-à-dire le domicile du représentant légal de la société. Cette solution permet de domicilier une entreprise à moindres coûts. Il faut toutefois préciser que le siège statutaire peut uniquement se trouver au domicile du dirigeant. Ce qui signifie qu’il peut être transféré au domicile du gérant pour une SARL et au domicile du président pour une SAS. Il n’est pas possible de choisir le domicile d’un associé comme siège social.
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Le siège social peut également être transféré au sein d’une entreprise de domiciliation. Le dirigeant peut en effet domicilier sa société chez un tiers. Pour ce faire, il peut compter sur les services d’une société de domiciliation. En général, quelle que soit la forme sociale de votre entreprise, vous pouvez opter pour cette solution. Bien entendu, le siège social peut être transféré à l’un des locaux commerciaux de l’entreprise. Si vous n’êtes pas propriétaire des lieux, deux possibilités s’offrent à vous :
- vous pouvez conclure un contrat de bail,
- vous pouvez demander à une autre société de mettre à votre disposition son local.
Une fois que la décision de transférer votre siège social est prise et que la préparation est effectuée, vous pouvez passer aux formalités.
La publication de l’avis de modification dans un journal d’annonces légales
Vous disposez d’un délai d’un mois pour publier l’avis de modification dans un journal d’annonces officielles. Sur cet avis de modification, vous devez inclure l’ancienne adresse ainsi que la nouvelle adresse de votre siège social. Il s’agit d’une étape obligatoire qui rend la décision opposable au tiers. Elle permet en même temps d’informer le grand public, ainsi que vos partenaires économiques du changement d’adresse de votre entreprise. Dans le cas où vous déménagez dans un autre département, vous devez faire deux publications d’avis (dans l’ancien et le nouveau département). Voici les mentions obligatoires d’un avis de modification de siège social :
- la mention du transfert du siège de la société,
- la dénomination sociale, la raison ou le sigle de la société,
- la forme juridique de la société : SARL, SAS, SA, EIRL, SNC…,
- le montant du capital social enregistré,
- l’objet social,
- le numéro d’identification de la société,
- l’année de constitution de la société,
- les noms, prénoms et adresses des associés,
- l’adresse officielle du siège social,
- le lieu où elle sera désormais enregistrée.
Pour rendre effectif le transfert de siège social, vous devez déposer un dossier auprès du greffe ou du CFE. Ce dossier peut être envoyé par voie postale ou par voie dématérialisée, selon vos préférences. En général, un dossier de demande de déclaration de changement de siège social doit contenir les éléments suivants :
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- l’acte modificatif certifié par le représentant légal,
- une copie certifiée des statuts mis à jour, datée et certifiée conforme à l’original par le dirigeant,
- le formulaire M2 (Cerfa n° 11682*03) dûment rempli,
- le justificatif de jouissance des nouveaux locaux (bail commercial, quittance de loyer, quittance d’EDF, etc.),
- l’attestation de parution de l’avis dans un journal d’annonces légales.
Il est important de savoir distinguer le siège social de l’établissement. La raison est simple : les procédures de transfert de siège social ne sont pas les mêmes.
Le siège social désigne la domiciliation juridique de votre société. D’une manière très simple, il s’agit du lieu où votre société a élu domicile. L’adresse de votre siège social est unique et doit être indiquée dans les statuts de votre société. Cette localisation du siège social est également mentionnée dans l’extrait K-Bis de la société immatriculée au RCS.
La localisation du siège social sert également d’adresse administrative de votre société. C’est l’adresse sociale connue par l’administration ainsi que les tiers. C’est cette adresse qui doit être mentionnée dans tous vos documents. C’est par l’adresse du siège social que vous recevez vos courriers, factures, colis, etc. On considère également le siège social comme le lieu des prises de décision. C’est au siège social que les associés doivent se réunir pour prendre des décisions importantes sur l’administration et la gestion de la société :
- l’organisation de l’activité,
- la modification statutaire,
- l’augmentation du capital,
- le changement d’adresse,
- le changement de dénomination sociale…
L’établissement
L’établissement se définit comme le lieu d’exploitation commerciale. Il est généralement rattaché à un fonds de commerce ou à une activité. Pour l’heure, il existe 3 types d’établissements :
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- l’établissement principal : il correspond au lieu où la société exploite son activité principale. C’est un local commercial où vous exploitez un fonds de commerce. La plupart du temps, les entreprises ont la même adresse sociale et adresse d’établissement principal. Cependant, ce n’est pas obligatoire.
- L’établissement secondaire : il désigne un local commercial autre que celui de l’établissement principal ou du siège social. Il se situe en dehors du ressort du tribunal du siège social. Il peut s’agir d’un nouveau magasin, d’une agence ou encore d’un bureau, mais avec des représentants différents que ceux de l’établissement principal.
- L’établissement complémentaire : c’est un local différent du siège social et de l’établissement principal. À la différence de l’établissement secondaire, il se situe dans le même ressort du tribunal où est immatriculé le siège social.
Le transfert de siège social implique des démarches administratives et donc des frais. Avant d’entamer toute procédure, assurez-vous de disposer des fonds nécessaires. Ils serviront à payer :
- les frais d’annonces légales,
- les frais de greffe,
- les frais d’insertion BODACC,
- les frais d’INPI,
- les TVA.
En moyenne, le coût d’un transfert de siège social varie entre 250 et 500 euros. Bien entendu, il peut y avoir des frais supplémentaires d’environ 150 euros si le transfert de siège social entraîne le changement de ressort du greffe du tribunal de commerce. Le prix dépend également des formalités choisies. On fait plus précisément allusion à l’intervention d’un avocat ou encore à l’utilisation d’un service en ligne.