fiches de paie en ligne

La sécurité des fiches de paie en ligne

La fiche de paie en ligne est une véritable révolution numérique qui transforme la manière dont les employeurs et les employés gèrent la rémunération. Elle offre une accessibilité instantanée, une facilité d’utilisation et une transparence accrue pour toutes les parties concernées. Plus besoin de papier, tout est désormais accessible en quelques clics. Cette transformation numérique permet non seulement de gagner du temps et de l’argent, mais aussi de réduire l’impact environnemental. Et, elle offre une sécurité renforcée contre la perte ou le vol de documents sensibles. 

L’authentification à deux facteurs : un bouclier pour la sécurité des fiches de paie en ligne

L’authentification à deux facteurs (2FA) est un outil essentiel pour la sécurité des fiches de paie en ligne. Vous trouverez dans cet article plus amples informations sur la sécurité des fiches de paie en ligne. Elle ajoute une couche supplémentaire de sécurité en exigeant non seulement un mot de passe et un nom d’utilisateur, mais aussi quelque chose que seul l’utilisateur possède, comme un code envoyé à son téléphone. Avec la numérisation croissante des processus de paie, la sécurité des informations est devenue une préoccupation majeure pour les entreprises et les employés. L’utilisation de l’authentification à deux facteurs permet de sécuriser les données de paie en ligne de plusieurs manières. Elle offre une protection contre les accès non autorisés, réduisant ainsi le risque de vol ou de fuite d’informations. De plus, l’authentification à deux facteurs assure la protection des données pendant leur transfert. Cela signifie que même si les données sont interceptées pendant leur transmission, elles restent inaccessibles sans les informations d’authentification appropriées. En somme, l’authentification à deux facteurs offre une protection robuste contre diverses menaces et assure la confidentialité et l’intégrité des données de paie. C’est pourquoi elle est considérée comme un outil essentiel pour la sécurité des fiches de paie en ligne.

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La réglementation des fiches de paie en ligne : ce que vous devez savoir

Depuis 2009, la dématérialisation des fiches de paie est possible, mais jusqu’en 2016, l’accord du salarié était nécessaire. Cet accord préalable constituait un frein à la mise en place de cette dématérialisation.

Depuis 2016, l’accord du salarié est présumé. Cela signifie que si le salarié ne souhaite pas recevoir sa fiche de paie en ligne, il doit s’y opposer. En l’absence d’opposition, il est présumé avoir accepté ce mode de fonctionnement. Ainsi, le bulletin de paie en ligne devient la norme, et non plus l’exception.

Cependant, l’employeur doit respecter certaines conditions. Il doit informer le salarié de son droit de s’opposer à la transmission électronique de ses fiches de paie. Cette information doit être communiquée soit un mois avant la première émission du bulletin de paie dématérialisé, soit au moment de l’embauche. Mais encore, l’employeur doit respecter le délai de délivrance d’un bulletin de salaire.

Renforcer la sécurité des fiches de paie en ligne avec le QR Code

PayFit a introduit le QR Code pour garantir l’intégrité des informations disponibles sur la fiche de paie d’un salarié. Le QR Code présent sur les bulletins de paie édités par PayFit permet d’attester l’intégrité des informations, c’est-à-dire de garantir que les informations présentes sur le document correspondent bien à celles déclarées par l’employeur.

Le processus est simple et efficace. Le scan du QR Code permet de comparer le bulletin de paie en format papier avec les informations effectivement déclarées par l’employeur sur son logiciel de paie PayFit. Ces informations comprennent le nom de l’entreprise, le SIRET, le nom, le prénom, la rémunération brute et nette, et la date de génération du bulletin de paie.

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Ce système de vérification par QR Code offre plusieurs avantages. Il facilite les démarches administratives pour les employés et pour leurs interactions avec un tiers : propriétaire, banquier, agence, etc. Et, il permet de gagner en efficacité et en temps lorsqu’on gère beaucoup de dossiers.