La gestion électronique des documents est un procédé informatique destiné à la création, la gestion, le partage et le stockage des documents au sein d’une entreprise. C’est un composant essentiel dans la transformation numérique des entreprises.
La GED fonctionne à l’aide d’un logiciel dédié. Ce logiciel possède de nombreux avantages, mais également certains inconvénients. Sa mise en place au sein d’une entreprise nécessite le respect de cinq étapes.
Table des matières
Le mode de fonctionnement d’une gestion électronique dans l’entreprise
La GED au sein d’une entreprise est effectuée à l’aide d’un logiciel dédié qui peut être disponible en mode Saas ou le serveur d’un logiciel dédié. Ce logiciel de GED (Gestion Electronique des Documents) permet à tous les collaborateurs d’avoir accès aux documents selon les règles de l’entreprise.
Un logiciel de GED propose plusieurs fonctionnalités :
- L’acquisition et la numérisation des documents : il s’agit de numériser les documents papier. Le document papier est numérisé à l’aide d’un logiciel de reconnaissance optique de caractères.
- Le traitement : il consiste à traiter les documents numériques pour mieux les retrouver, c’est-à-dire classifiés, référencés, et index.
- Le stockage : les documents traités sont stockés dans un entrain entièrement sécurisé. Ce stockage permet de recevoir la quantité de documents numériques dont l’entreprise a besoin.
- La diffusion : il est nécessaire d’établir des droits d’accès et de modification selon la nature et la confidentialité du document.
Les étapes de mise en place d’une gestion électronique des documents dans l’entreprise
La mise en place de la GED au sein de l’entreprise se déroule en cinq étapes. Ce mémoire sur la mise en place de la GED au sein des entreprises vous permettra d’avoir des informations détaillées sur la mise en place d’une GED dans une entreprise.
Étape 1 : le rassemblement des documents
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C’est une étape très importante, car, une fois la numérisation effectuée, vous n’aurez plus jamais besoin de le faire.
Étape 2 : le traitement des documents
L’indexage des documents numérisés permet de faciliter les opérations des moteurs de recherche par type et par concepts ou mots clés.
Étape 3 : archivage des documents
Pour cette étape, il faut archiver les documents en veillant au respect des principes suivant :
- L’authenticité : les copies doivent être conformes et identiques aux originaux
- La durabilité : les données doivent être exploitables à long terme
- La confidentialité : les données sensibles sont protégées
Étape 4 : l’organisation de la diffusion des documents
La gestion électronique des documents permet la diffusion des documents dans l’entreprise selon les procédures et les méthodes de travail.
Étapes 5 : la valorisation des documents
Elle consiste à analyser et à exploiter les contenus de grandes ampleurs de l’entreprise pour les transformer en indicateurs, en tendances, en situation et en décisions.
Les avantages et inconvénients de la gestion électronique des documents dans l’entreprise
La GED présente plusieurs avantages pour une entreprise et certains inconvénients :
Les avantages de la GED dans l’entreprise
Les avantages de la gestion électronique des documents sont très nombreux.
- Elle permet d’économiser en temps et en argent
- Elle permet une réduction du coût de traitement : la dématérialisation des documents supprime les coûts d’impression et de consommation en encre et en papier.
- La sécurisation des données : grâce à la gestion informatique, l’accès aux données est sécurisé, contrôlé et ne se perd plus facilement.
- Elle permet une centralisation et un suivi des données
Les inconvénients de la GED dans l’entreprise
La GED présente aussi des inconvénients :
- La diversité des données : à raison des sources de données multiples, les enjeux associés à la GED sont plus complexes en ce qui concerne l’archivage et l’indexation.
- Un investissement humain et financier : un minimum d’investissement est nécessaire pour l’organisation interne, lors d’un éventuel audit, en formation ou en dématérialisation complète des documents.
Conclusion
La gestion électronique des documents au sein d’une entreprise est un excellent moyen pour numériser les documents. Malgré le fait qu’elle présente certains inconvénients, la GED est le système idéal pour mieux gérer, stocker, archiver et diffuser les documents.
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