Qu’il s’agisse de congé maternité ou paternité, de maladie ou d’adoption, un éventail de motifs peuvent mener un employé à faire un arrêt de travail. En tant qu’employeur, votre responsabilité est de compléter un document spécifique destiné au versement des indemnités journalières de ce dernier. Il s’agit du formulaire S3201, un document encore connu sous l’appellation cerfa 11135*4.
Une fois que vous avez établi cette attestation de salaire, elle doit être envoyée à la caisse d’assurance maladie de votre employé. Bien évidemment, il y a un certain nombre de règles à suivre pour éviter toute complication. Découvrez à travers les lignes suivantes à quoi sert exactement ce document, où se le procurer et comment bien remplir.
Table des matières
Qu’est-ce que le formulaire s3201 pour le paiement des indemnités ?
Le cerfa 11135*04 ou formulaire s3201 est un document qui joue le rôle d’attestation de salaire pour le versement de vos indemnités journalières de la sécurité sociale.
À propos
Cette attestation de salaire est rédigée par votre employeur dans le cas où vous prenez un congé prolongé ou faites un arrêt de travail. Cela vous concerne si vous êtes en situation de reprise à temps partiel pour motif thérapeutique ou femme enceinte avec une interdiction de travail.
En effet, il existe plusieurs autres raisons valables suite auxquelles un employeur a le devoir de s’acquitter de cette obligation vis-à-vis de son employé. En réalité, c’est sur la base de ce document que l’assurance maladie étudie votre droit aux indemnités journalières en tant que salarié.
Utilité
Le formulaire s3201 est un document utile et obligatoire dans diverses circonstances. En tant qu’employeur, l’un de vos salariés peut tomber malade, être en arrêt de travail sur ordonnance d’un médecin ou même reprendre son boulot à temps partiel pour raison de santé. Vos employés femmes sont aussi appelées à donner naissance, ce qui entraine des congés de maternité.
Pour toutes ces raisons et plusieurs autres motifs reconnus valables par le code du travail, vous avez l’obligation de faire parvenir à l’assurance maladie le formulaire s3201. En ayant au préalable pris la peine de bien le remplir et de le signer pour que votre cas soit examiné. Vous pouvez l’envoyer par courrier ou le déposer directement vous-même.
A lire également : Tese URSSAF : tout ce qu’il faut savoir
À noter qu’au cas où un employeur refuserait de remplir le cerfa 11135*04, il s’expose à une sanction devant le conseil des Prud’hommes. Sachez aussi que ce formulaire ne doit pas être envoyé dans le cas où un salarié est victime d’une maladie professionnelle ou d’un accident de travail. Dans ce dernier cas où l’arrêt du travail est relatif à une maladie ou accident lié directement à l’exercice des fonctions, vous devez utiliser le formulaire S6202.
Quelles informations doivent figurer dans le formulaire s3201 ?
Étant donné l’importance et la sensibilité du formulaire s3201, son remplissage nécessite beaucoup d’attention.
Des données sur l’employé
Si vous êtes l’employeur, pendant son remplissage, il faut en premier lieu indiquer tous les renseignements de l’état civil de votre employé et son adresse complète. Après cela, vous devez y mentionner avec précision le ou les motifs de l’arrêt temporaire –ou non, de travail de ce dernier. N’oubliez surtout pas son numéro d’immatriculation ou numéro INSEE.
En outre, la caisse d’assurance maladie s’attend à ce que vous précisiez par la suite sa catégorie professionnelle, son poste et son emploi. En outre, le champ qui contient les informations relatives à l’étude des droits est obligatoire à remplir. Pensez aussi à donner des informations précises concernant la date du dernier jour de travail et la situation exacte de votre employé.
Des informations essentielles
Il y a certaines informations obligatoires qui doivent figurer dans un formulaire s3201. Le champ concernant la « Reprise anticipée du travail » doit notamment être renseigné pour signaler si votre employé a éventuellement repris le travail avant la date prévue. De même, le champ qui renseigne sur « Activité à temps partiel » doit être rempli au cas où ce dernier déciderait d’une reprise partielle de son travail à cause de soins sanitaires.
Toujours en complétant le formulaire s3201, vous devez préciser le montant total exact des cotisations sociales aux titres des assurances maladie. Il en est de même pour les rétributions touchées au cours des 6 derniers mois civils qui ont précédé la date de l’arrêt du travail de votre employé. Pour le faire, vous pouvez tout simplement cocher la case « Plus de 200 heures » si cela a été le cas durant les 3 mois civils qui précèdent la date d’arrêt.
A lire également : Pôle emploi : tout ce qu’il faut savoir
Les cas particuliers
Enfin, les champs du formulaire s3201qui correspondant aux cas particuliers sont également à remplir si votre employé est par exemple un travailleur intermittent. Il peut aussi être un journaliste, un pigiste ou un vendeur, un représentant travaillant de façon discontinue. À noter que la catégorie professionnelle de tout employé de référence doit aussi être précisée dans l’attestation de travail.
Où trouver le formulaire S3201 ?
Lorsque l’un de vos employés arrête le travail, il y a deux solutions pour établir une attestation de salaire afin de la remplir. Vous avez la possibilité de télécharger le cerfa 11135*4 en accédant au site de l’assurance maladie –ameli.fr. Une fois le téléchargement terminé, il ne vous reste plus qu’à le remplir et à l’envoyer à la caisse d’assurance maladie de votre salarié. Au cas où vous souhaitez établir son attestation directement en ligne, vous pouvez vous allez sur net-entreprises.fr.
Cette alternative est à privilégier si vous voulez accélérer la réalisation des formalités nécessaires pour que votre employé accède à ses indemnités journalières. Vous devez garder à l’esprit que la procédure doit être immédiatement entamée une fois que vous avez reçu l’avis d’arrêt de travail de votre salarié et après la fin de son congé. Il doit aussi établir une attestation de salaire si vous êtes contraint de prolonger son arrêt de travail au-delà de six mois ou s’il reprend son emploi pour des raisons thérapeutiques.
Quelles sont les étapes pour bien remplir le formulaire S3201 ?
Quelle que soit la solution qui vous convient pour l’établissement de l’attestation de salaire de votre employé, les données à remplir dans le formulaire S3201 restent les mêmes. Vous savez déjà quelles sont les informations qui doivent apparaitre, voici étape par étape où les placer sur ce document.
En effet, il est divisé en différentes sections qui doivent être minutieusement remplies sous peine d’irrecevabilité. Normal, vu que la détermination indemnités journalières de votre salarié en dépend.
A lire également : Travail 3×8 : Tout ce qu’il faut savoir
L’en-tête du cerfa 11135*4
Avant de vous lancer dans le remplissage des sections du formulaire S3201, commencez par indiquer le motif de l’arrêt de travail ou de congé prolongé dans l’en-tête. Pour cela, il suffit de cocher sur « Maladie », « Maternité » ou « Paternité ».
La section 1 du formulaire
Une fois la raison de l’arrêt de travail indiquée, vous devez renseigner la section « Employeur » du formulaire avec les informations relatives à vous et à votre entreprise. Dans cette première partie du formulaire S3201, mettez votre nom, votre prénom, ou la dénomination de votre structure. Renseignez ensuite l’adresse de cette dernière, de même que son numéro de téléphone et son numéro SIRET. Enfin, cochez la case située à droite du document s’il s’agit d’une entreprise de travail temporaire.
La section 2
Dans la seconde partie du document destiné à la caisse d’assurance maladie, vous devez inscrire les informations concernant votre salarié. Outre son état civil, il y a un champ prévu pour indiquer les 15 chiffres de son numéro de Sécurité et sa catégorie professionnelle –cadre, apprenti, ouvrier, etc.
La section 3
Les deux premières sections du formulaire S3201sont plus au moins aisées à remplir, tandis que la troisième peut être relativement compliquée. Celle-ci se compose de deux sous-parties et doit faire figurer toutes les données nécessaires à l’évaluation des indemnités journalières de votre employé par la caisse d’assurance maladie. Commencez par indiquer dans le champ « situation à la date d’arrêt » si le travailleur était en poste ou a pris des congés payés.
Motifs
Ensuite, dans les champs situés à gauche du formulaire, précisez la date du dernier jour de travail et la date de reprise. Si jamais ce dernier a repris ses activités à temps partiel, vous devez cocher la case correspondante à « Motif médical » ou celle correspondante à « Raison personnelle », au niveau de la ligne « Reprise à temps partiel ».
Et juste en dessous de cette ligne, sélectionnez « Cas général » s’il exerce un travail continu ou « Cas particuliers », si c’est de façon discontinue. Il s’agit notamment des postes de vendeur ou de pigiste. Ensuite, renseignez les cases situées à droite de celle-ci avec le montant des cotisations salariales et la période à laquelle elles ont été déterminées.
A lire également : Netocentre : tout ce qu’il faut savoir
Période de travail et salaires bruts
Par ailleurs, si votre employé a comptabilisé plus de 800 heures de travail durant les 12 derniers mois précédant son arrêt de travail, il faut cocher « Plus de 800 h ». Dans le tableau de la seconde sous-section de la partie 3 du formulaire, indiquez la période de référence. Si votre employé exerce un travail de manière continue, tenez compte de ses trois dernières paies.
Mais s’il travaille plutôt dans votre entreprise de manière discontinue, il est recommandé de vous référer à ses 12 dernières paies. La prochaine étape concerne les salaires bruts qui doivent figurer dans « Salaires de référence ». Afin d’éviter les éventuelles erreurs dans le calcul des indemnités, précisez le caractère brut des montants inscrits dans ce tableau.
Pour information, n’hésitez pas à directement joindre des photocopies de ses bulletins de paie avec le formulaire S3201. C’est la meilleure astuce si vous éprouvez des difficultés à remplir le tableau.
Les sections 4 et 5
La section 4 du formulaire cerfa se présente sous la forme d’une attestation sur l’honneur que votre salarié doit signer. Notamment s’il s’agit d’un congé de maternité, de paternité ou d’adoption. La cinquième partie quant à elle est réservée à la demande de subrogation.
Vous devez savoir que certains accords de branche ou conventions collectives offrent à vos salariés la possibilité de toucher un salaire complet ou partiel durant un arrêt de travail. Dans ce cas, vous est en droit de demander une subrogation et de percevoir les indemnités devant être versées à ce dernier.
Pour achever le remplissage de cette dernière partie du document, indiquez la période à laquelle vous souhaitez demander la subrogation en dessous de la ligne correspondante. Vous allez voir écrit : « Période pendant laquelle l’employeur demande la subrogation ». Enfin, renseignez votre numéro de compte postal ou bancaire. Il ne reste plus qu’à votre employé d’apposer sa signature dans la partie droite de la section, ce qui vous autorise à toucher ses indemnités journalières.
A lire également : Toutatice : tout ce qu’il faut savoir
Conclusion
Pour résumer, le formulaire S3201 fait office d’attestation de salaire en cas d’arrêt de travail d’un salarié. Pour être valable, ce dernier doit le signer après qu’il ait été rempli par l’employeur. Ce document est primordial pour que le travailleur puisse prétendre aux indemnités journalières durant son congé prolongé.
Ensuite, les informations délivrées dans le formulaire S3201 vont être analysées par la caisse d’assurance maladie de votre employé. De cette analyse découle le montant des indemnités à verser. Les raisons de l’arrêt de travail sont diverses depuis la grossesse à la maladie en passant par la maternité et l’accueil d’enfant. Dans tous les cas, le remplissage de ce document est obligataire pour l’employeur qui s’expose alors à des poursuites devant le conseil des Prud’hommes en cas d’omission.