Entreprises, les raisons de passer à la dématérialisation des factures

La dématérialisation n’est pas nouvelle. Preuve en est la modernisation des administrations publiques qui depuis une poignée d’années proposent leurs services de manière dématérialisée. Passeport, carte d’identité, acte de mariage, permis de construire, acte d’état civil … ce ne sont pas moins de 200 démarches administratives qui sont désormais accessibles en ligne pour les particuliers, mais aussi pour les agents des administrations publiques. Et si la dématérialisation touche également les actes administratifs et financiers des collèges et des lycées publics gérés par le ministère chargé de l’Éducation, les entreprises sont également concernées. Si l’obligation était faite pour les grandes entreprises de déposer leurs factures destinées aux organismes publics via un portail électronique appelé Chorus, toutes les entreprises (quels que soient leur statut et leur taille) seront concernées petit à petit. 

Quelles sont les raisons d’envisager d’ores et déjà la dématérialisation de ses factures ? Gros plan.

Atout plateforme de dématérialisation : pour anticiper la réglementation

Inutile de se trouver devant le fait accompli : l’État impose chaque année à de nouvelles catégories d’entreprises la facture dématérialisée. Autant gagner du temps en optant d’ores et déjà pour une plateforme de dématérialisation des factures. D’autant que certains pays frontaliers comme l’Italie ont déjà imposé la facturation électronique dans les relations BToB … la France pourrait très rapidement lui emboîter le pas. L’anticipation est donc de mise pour maîtriser ce mode de facturation et ne pas être pris de court au moment de la bascule. 

Atout plateforme de dématérialisation : pour gagner du temps … et de l’argent

Quelle que soit la taille de l’entreprise, le temps c’est de l’argent. En moyenne, une facture coûte une quinzaine d’euros. Démultipliée par le nombre de factures à éditer, la facture peut s’avérer lourde. La facture papier est chronophage. Entre la saisie et le paiement en passant par l’archivage, la facture papier demande aussi beaucoup de temps pour son classement et son archivage. Et encore plus au moment de la retrouver. Passer par le biais d’une plateforme de dématérialisation permet d’optimiser ses ressources humaines tout comme ses ressources matérielles (moins d’impressions …). Les factures dématérialisées font gagner du temps et donc permettent aux entreprises de faire des économies. 

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Atout plateforme de dématérialisation : pour répondre à la commande publique

Aujourd’hui, bien que la liberté d’accès à la commande publique offre l’égalité de traitement à tous les candidats, l’obligation de dématérialiser est au cœur de cette dernière. Et pour cause, les entreprises doivent obligatoirement déposer leurs factures sur chorus pour être payé une fois la prestation réalisée (et ce, pour tous les marchés dépassant le seuil de 40 000 euros HT depuis le 1er janvier 2020). Véritable enjeu pour la commande publique, cette obligation pourrait être étendue très prochainement à toutes les catégories de marchés publics, peu importe le seuil. Il serait dommage de ne pas pouvoir soumissionner à un marché.

Atout plateforme de dématérialisation : pour gérer le budget

Si l’absentéisme est un fléau pour l’entreprise, les retards de paiement le sont aussi ! Et pas facile de gérer sa trésorerie avec les retards qui s’accumulent. Passer par le biais d’une plateforme de dématérialisation permet de fluidifier les échanges avec le client, mais aussi de suivre la facturation. C’est aussi un bon moyen de gestion pour appliquer les éventuelles pénalités de retard. 

Atout plateforme de dématérialisation : entre simplicité et fonctionnalité

À l’ère où les enjeux environnementaux font la une des journaux, les plateformes de dématérialisation ne permettent pas seulement d’être plus écoresponsable en évitant les impressions. En effet, la facture électronique est la promesse d’une meilleure relation CLIENT / FOURNISSEUR. Les délais de facturation sont réduits, leur gestion aussi. Facilement archivées, elles sont aussi consultables plus facilement en quelques clics.

Gain de productivité, économies, optimisation du temps de travail, protection de l’environnement, meilleure relation client, stockage facile et rapide, jamais une plateforme n’aura présenté autant d’avantages. Outil simple et fiable, les plateformes de dématérialisations s’adaptent aux besoins et problématiques de chacun, de quoi déployer des moyens supplémentaires en marketing pour faire face à l’évolution du consommateur/client, de plus en plus zappeur. 

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