Les personnes morales exerçant une activité commerciale ont des obligations, dont le dépôt des comptes annuels ou sociaux. Cette opération doit s’effectuer à la fin d’un exercice annuel. Les comptes annuels se déposent au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) via le greffe du tribunal de commerce. Ils fournissent des informations sur la situation financière de l’entreprise concernée. Le dépôt des comptes annuels est l’étape finale de tout un processus qui vise à assurer la transparence de la gestion financière d’une société. Voici tout ce que vous devez savoir sur les démarches à effectuer en marge de cette opération.
Table des matières
Bien comprendre ce qu’est le dépôt des comptes annuels
Le dépôt des comptes annuels consiste pour une entreprise à mettre ses comptes à disposition du greffe du tribunal de commerce dont relève la structure.
Cela est obligatoire pour :
- une SA (Société Anonyme),
- une SNC (Société en Nom Collectif),
- une SCA (Société en Commandite par Actions),
- une SAS (Société par Actions simplifiée),
- une SARL (Société À Responsabilité Limitée),
- une SEL (Société d’Exercice libéral),
- une société coopérative agricole,
- une société possédant des établissements en France mais son siège social à l’étranger.
Les entreprises individuelles évoluant notamment sous le régime micro-BNC ou micro-BIC ne sont pas soumises à l’obligation d’effectuer le dépôt de comptes sociaux. Les entrepreneurs individuels sont également dispensés de cette démarche.
Une fois déposés, les comptes annuels se publient dans le Bodacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales). Ils sont ainsi libres d’accès. Hormis les associés, toute personne peut consulter les comptes sociaux d’une société sans se justifier.
Effectuez le rapport de gestion
Le rapport de gestion est l’un des états financiers d’une société. Il est obligatoire dans les sociétés effectuant une activité commerciale et qui sont cotées. Les entreprises de petite taille bénéficient toutefois d’un assouplissement de la réglementation en la matière. Pour réaliser le dépôt des comptes annuels, le rapport de gestion doit être joint aux documents requis. Il doit être établi par le gérant de la société, sauf si la tâche est déléguée à une instance précisée dans les statuts. Pensez à vous faire accompagner par des cabinets de professionnels dont les services permettent aux entreprises de répondre à leurs obligations légales.
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Comme le nom l’indique, le rapport de gestion fait le point des informations clés qui donnent une vue globale de la façon dont la société a été gérée durant un exercice financier. Il renseigne notamment les événements qui ont marqué la vie de l’entreprise (déménagement, agrandissement de l’activité, recrutements…). Aussi bien les succès que les échecs de la structure doivent être relatés dans le rapport de gestion.
Le document doit aussi évoquer les dividendes qu’ont perçus les associés pendant les trois derniers exercices. Les engagements pris par la structure pour favoriser le développement durable doivent être mentionnés. S’il s’agit d’une SCA ou d’une SA, le rapport de gestion devra s’accompagner d’un rapport sur le gouvernement d’entreprise. Et si c’est une SA à conseil d’administration, le rapport sur le gouvernement d’entreprise peut être intégré dans le rapport de gestion.
Soumettez les comptes annuels à l’approbation des associés
Une autre étape à franchir pour effectuer le dépôt des comptes annuels, c’est leur approbation par les associés de la société. Cette démarche est obligatoire selon le Code du commerce. Il est établi que les dividendes doivent être payés aux associés dans les 9 mois suivant la clôture d’un exercice annuel. Cependant, la réglementation ne précise pas les modalités d’organisation de l’approbation des comptes sociaux. Le fait est que l’approbation touche au fonctionnement interne des entreprises.
La mise en place des mécanismes d’approbation des comptes annuels est donc propre à chaque entreprise. Les règles liées à cette démarche doivent être clairement définies dans les statuts de la société. N’hésitez pas à faire appel à un cabinet de conseils juridiques pour ce faire. En revanche, la décision d’approbation des comptes annuels se prend au cours d’une assemblée générale. Cette dernière doit se tenir dans les 6 mois suivant la fin d’un exercice financier.
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Pour des raisons diverses, vous pourriez être acculé par le temps et ne pas pouvoir respecter ce délai. Dans ce cas, il vous faudra adresser au greffe une demande de prorogation du délai. Rappelons que tous les associés doivent participer à l’examen des comptes en vue de leur approbation. Chacun d’eux doit avoir une copie des comptes annuels, du rapport de gestion, du rapport sur les conventions réglementées, du rapport du commissaire aux comptes, etc.
L’examen peut donner lieu à l’approbation, à la modification ou au rejet des comptes annuels. Le refus d’approbation de ces comptes peut être dû à des erreurs détectées dans les documents ou à la volonté des associés de défier les dirigeants. Le premier cas est le plus fréquent et peut être évité grâce à l’accompagnement d’experts-comptables et/ou de professionnels du droit.
Dans le second cas, la négociation est la clé pour faire revenir à de meilleurs sentiments les associés qui font preuve de défiance. Si certaines données présentées sont inexactes, il sera essentiel de modifier les comptes annuels. Lorsque ces derniers sont finalement approuvés, ils sont scellés. La copie certifiée conforme des comptes annuels peut alors être déposée auprès de l’autorité compétente.
Dépôt des comptes annuels : rassemblez les documents nécessaires
Le dépôt de comptes annuels ne concerne pas uniquement ces derniers. Il est nécessaire d’y joindre d’autres documents qui varient parfois d’une forme juridique à une autre. Voici les documents requis pour le dépôt des comptes sociaux de façon générale :
- les comptes annuels,
- le procès-verbal de l’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale,
- les documents relatifs à l’affectation des résultats,
- le rapport du commissaire aux comptes si cela est exigé à l’entreprise,
- le rapport de gestion pour les entreprises cotées…
S’il s’agit d’une entreprise faisant partie d’un groupe de sociétés, elle devra fournir des comptes consolidés. Il faudra ajouter aux comptes annuels les comptes consolidés, le rapport de gestion de groupe, le rapport du conseil de surveillance… Le rapport des commissaires aux comptes à propos des comptes consolidés est également nécessaire.
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Pour le dépôt des comptes annuels, les sociétés du secteur bancaire ont l’obligation de fournir un document qui leur est propre. Ce dernier présente l’effectif des travailleurs, le chiffre d’affaires, le produit net, le résultat net avant les paiements fiscaux, le montant de l’imposition, etc. En outre, des annexes doivent s’ajouter aux comptes annuels, indépendamment du secteur d’activité de la société. Ne sont pas concernées les entreprises remplissant au moins deux des critères ci-dessous :
- le chiffre d’affaires net est inférieur à 700 000 euros,
- le total de bilan est inférieur à 350 000 euros,
- le nombre de salariés est de 10 au plus.
Lorsque les documents requis sont rassemblés, vous devez déposer les comptes annuels de votre société dans le mois suivant leur approbation. Ce délai s’applique pour le dépôt dans les locaux du greffe du tribunal de commerce. En revanche, si vous optez pour le dépôt en ligne, vous bénéficiez alors d’un mois supplémentaire. Vous pourrez donc réaliser la démarche 2 mois après l’approbation des comptes par l’assemblée générale. Au dépôt des comptes annuels, le greffe du tribunal de commerce vous délivre un certificat de dépôt. Le certificat sera électronique si vous effectuez la démarche en ligne.
Pour finir, signalons que la réglementation permet à certaines entreprises de demander le maintien de leurs comptes annuels dans la confidentialité. Dans ce cas, en dehors des autorités compétentes, le public n’y a pas accès. De façon générale, ce sont les micro-entrepreneurs, les petites et moyennes entreprises qui ont la possibilité de formuler la demande. Pour cela, vous devez (ou votre société doit) remplir certaines conditions relatives à l’effectif du personnel, au chiffre d’affaires et au total de bilan.