Comment trouver le lieu idéal pour son séminaire ?

Pour organiser un séminaire, il faut porter son attention sur quelques détails. La réussite et le succès du séminaire commencent par le choix du lieu. Il doit non seulement répondre aux exigences logistiques et techniques, mais aussi aux objectifs de l’évènement. Il faut offrir un environnement agréable et engageant aux participants et créer l’ambiance adéquate. Suivez les étapes que nous allons vous montrer pour réussir à coup sûr votre séminaire. 

Établir les besoins

Avant de réserver l’endroit pour votre séminaire, il y a quelques points en rapport avec vos besoins qu’il faut prendre en considération. Pour choisir le lieu de séminaire adéquat, il faut qu’il soit adapté aux éléments suivants : 

• La détermination des objectifs du séminaire : les objectifs influenceront le type de lieu que vous devez choisir. Ils peuvent être : une présentation d’un nouveau produit/service, un brainstorming ou une formation. Pour un brainstorming, il faut des espaces créatifs et flexibles. En revanche, pour un séminaire de formation, il faut un lieu équipé pour faire des présentations.
• Estimation du nombre de participants : cette étape ne servira non seulement à déterminer la superficie du lieu, mais également les questions logistiques (hébergement, restauration, etc.)
• Définition du format du séminaire : vous devez déterminer au préalable si le séminaire se fera en présentiel ou en ligne. Un séminaire en présentiel nécessite un lieu physique, mais avec un bon équipement pour retransmettre le séminaire en direct. Tandis qu’un séminaire en ligne nécessite un bon système de vidéoconférence.

Les préparations finales

Une fois que vous avez choisi le lieu idéal pour votre séminaire, il faut maintenant passer aux préparations finales pour qu’il soit vraiment réussi. 

• La préparation des lieux : il faut s’assurer que le propriétaire du lieu ait eu le temps de nettoyer impeccablement après le dernier évènement qu’il a reçu. Il faut ensuite installer les équipements nécessaires et voir la disposition des sièges. Il faut entamer les tests techniques pour éviter les pépins lors du jour J (micro, backup en cas de coupure de courant ou problème de connexion internet). Pour les séminaires en ligne, il faut préparer les outils pour sessions de travail à l’avance. Si le temps vous le permet, faites une répétition générale pour vous assurer que tout fonctionne à la perfection.
• La communication : il faut s’assurer que les informations passent correctement au sein de toute l’équipe. Ceci est indispensable afin d’assurer une bonne coordination avec le personnel. Pour réussir votre séminaire, il faut savoir que vous êtes partenaires. Pour ce faire, il faut garder une ligne de communication ouverte en permanence pour résoudre les éventuels problèmes aussi rapidement que possible.
• Les informations sur le lieu : communiquez à vos participants les lieux de stationnement, les arrêts de bus/stations de métro ainsi que les repères pour s’y retrouver.

En résumé, il faut trouver le lieu idéal pour organiser un séminaire réussi. Il faut que le lieu en question réponde à tous vos besoins. C’est une tâche qui demande une planification détaillée et une réflexion attentive. Mais, en suivant les conseils ci-dessus étape par étape, vous pouvez être sûr de réussir votre séminaire.