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Comment organiser une assemblée générale en ligne ?

Le développement d’internet et des nouvelles technologies a offert tout un univers de possibilités aux entreprises et organisations pour optimiser leur performance. En effet, il est aujourd’hui possible de faire une assemblée générale en ligne, et de prendre des décisions valables sans se déplacer.

Si certaines organisations étaient, il y a quelques années encore, réticentes à prendre le train du modernisme et embrasser pleinement les prouesses de la technologie, la pandémie de la Covid 19 aura eu pour effet de faire évoluer les mentalités et les usages, pour faire des réunions en ligne la nouvelle norme. Mais, comment s’y prendre concrètement pour organiser une assemblée générale en ligne ?

Comprendre le cadre réglementaire

La loi 1901 qui régit nombre d’associations et organisations ne prévoit pas la tenue de réunions dématérialisées grâce à internet. En conséquence, cette option ne figure pas dans les statuts de toutes les organisations, constituant ainsi un frein à l’organisation d’une assemblée générale dématérialisée.

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Mais pressé par une crise sanitaire sans précédent, le gouvernement français à l’instar de plusieurs autres, s’est vu obligé de prendre une ordonnance pour autoriser la tenue valable des assemblées générales et des conseils d’administration en ligne. Cette disposition a été prolongée jusqu’au 31 juillet 2021 pour des assemblées générales en ligne tout à fait valables, même si elles ne sont pas prévues par les statuts.

Comment préparer une assemblée générale en ligne ?

L’une des premières dispositions à prendre pour la tenue d’une assemblée générale dématérialisée est sans doute le choix de l’outil de visioconférence. De multiples options existent à propos sur le marché qu’il peut être difficile de faire le bon choix. Nous vous recommandons donc la prise en compte de certains critères, pour le choix d’une solution optimale en la matière.

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En effet, il vous faudrait une plateforme intuitive offrant une bonne expérience, mais aussi des fonctionnalités spécifiques pour rendre possibles la gestion des documents, les signatures électroniques et le vote en ligne. Si votre outil peut en plus vous générer automatiquement le procès-verbal de votre assemblée générale, il en découle un gain de temps appréciable et une grande clarté dans les informations de l’organisation.

Ces diverses options et fonctionnalités vous sont proposées par la solution « AG en ligne » développée par CapSens, qui accompagne depuis 2014 aussi bien les grands groupes que les startups, dans leur processus de digitalisation. Parmi les clients de l’entreprise, on distingue notamment les TPE/PME, les grands groupes, les associations et fédérations ainsi que les cabinets.

Grâce à des process simples et efficaces, la solution « AG en ligne » garantie aux entreprises de toutes tailles, une bonne gestion de la table de capitalisation, des échanges sécurisés de documents, ainsi qu’une signature électronique certifiée.

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Diverses références telles que la Société forestière, la Caisse des Dépôts, EIVER, Radio Transat ou encore Média-conseil ont expérimenté et adopté cette solution pour booster leurs performances.

Pour une assemblée générale dématérialisée efficace, il est en outre recommandé que tous les participants aient lu le rapport d’activité de l’association en amont, de sorte à s’assurer d’une participation active de tous.