Encore appelée télésecrétariat médical ou secrétariat téléphonique médical à distance, l’assistance bureautique pour les professionnels de santé consiste à externaliser l’ensemble des tâches liées au secrétariat médical. Que vous soyez ophtalmologue, médecin généraliste ou kinésithérapeute, cela vous permet de fournir un accueil téléphonique de qualité à vos patients. Contrairement à un service classique, cette prestation se réalise à distance. Découvrez ici les avantages d’opter pour une assistance bureautique.
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Assistance bureautique, un véritable gain de temps pour la gestion de votre cabinet
Les tâches liées au secrétariat médical sont variées et nécessitent qu’on y consacre beaucoup de temps. Il s’agit entre autres de la gestion du planning, de l’identification des appels urgents, de l’accueil téléphonique et de la prise de rendez-vous. Le fait de recourir à une assistance bureautique vous permet de gagner un temps précieux dans la gestion de votre cabinet, tout en mettant à disposition de vos patients un accueil téléphonique de qualité.
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Cette solution vous aide à vous concentrer davantage sur vos tâches les plus importantes sans être interrompu. Avec le service de secrétariat à distance, chaque appel est redirigé vers une ligne personnalisée et un professionnel répond en votre nom. Les coordonnées de l’appelant tout comme le motif de chaque appel sont systématiquement enregistrés. Cela a l’avantage de simplifier l’organisation de votre cabinet.
Une solution économique
D’un point de vue financier, il est très avantageux d’opter pour un télésecrétariat médical. Cette solution vous évite en effet d’embaucher un secrétaire traditionnel, ce qui vous épargne un certain nombre de charges fixes comme l’assurance, les charges sociales et le salaire du collaborateur engagé en interne.
De plus, il est possible d’opter pour un service sur mesure selon vos besoins. Vous avez par exemple la possibilité de solliciter les services d’un secrétaire à distance uniquement quand votre secrétaire est en congé ou pour certains jours spécifiques du mois si vous le désirez. Si vous avez besoin des services d’un professionnel du télésecrétariat uniquement à certaines heures de la journée, c’est aussi une possibilité à envisager.
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Une excellente image de votre cabinet
Lorsque les moyens matériels dont dispose le prestataire pour travailler sont performants, ses tâches sont réalisées de manière efficace et rapide. En effet, travailler avec l’aide de nouvelles technologies et de logiciels performants permet au télésecrétaire d’être particulièrement réactif face aux appels et aux demandes des patients.
En plus de la réactivité, le professionnel est très méthodique et fait preuve d’attention durant les appels. Il fournit une écoute active, et ce, sans présenter le moindre signe de pression ou de stress. Ce sont là autant de détails bénéfiques pour l’image du médecin et de son cabinet.
Un service de frappe de comptes-rendus médicaux à distance
Le rôle d’un secrétaire médical ne se limite pas à la prise des appels ou des rendez-vous. Il a également à sa charge la rédaction de différents comptes-rendus médicaux ainsi que la saisie d’un certain nombre de documents médicaux comme les courriers. Cela vous évite de passer de longues heures, à la fin de la journée, à retranscrire vos notes médicales.
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Quel que soit le type de fichier audio que vous souhaitez retranscrire, les professionnels sont en mesure de le faire, puisqu’ils ont été formés à cet effet. Cependant, il est possible que le système de frappe d’un transcripteur ne vous convienne pas. C’est pourquoi il est conseillé de choisir avec soin votre prestataire. Celui-ci doit impérativement avoir une bonne maîtrise des outils de travail, mais aussi une bonne vitesse de frappe.