Les événements en plein air doivent être planifiés à l’avance avec beaucoup plus de soin, car il n’y a pas de place pour les erreurs ou les contretemps. La météo peut jouer un rôle majeur dans le succès ou l’échec d’un événement en plein air : la pluie, les vagues de chaleur et même les tempêtes de neige peuvent bouleverser vos plans si vous n’êtes pas préparé. Que ce soit pour les affaires ou le plaisir, l’organisation d’un événement en plein air demande beaucoup de temps et d’efforts. Découvrez dans cet article 3 choses importantes pour l’organisation de votre événement en plein air.
Table des matières
Trouver un endroit idéal pour l’événement
Trouver un lieu approprié est une première étape essentielle dans la l’organisation de votre événement en plein air. Chaque lieu présente des avantages et des contraintes différentes qu’il vous faudra contourner. Tenez compte de ces facteurs lorsque vous choisissez le lieu et/ou l’espace pour votre événement :
Superficie du lieu de l’évènement
Si vous prévoyez un grand événement en plein air, il peut rapidement devenir surpeuplé si l’espace n’est pas de taille adéquate. Même un petit rassemblement en plein air sera inconfortable pour les invités si vous ne trouvez pas un lieu suffisamment spacieux. Si vous le pouvez, visitez votre lieu de réception en personne pour visualiser l’emplacement et voir s’il convient à vos besoins.
Options d’abri
Un bel événement en plein air peut être gâché par le mauvais temps en quelques minutes. Même si vous organisez un événement en plein air dans un climat tempéré, il est bon de prévoir un abri pour les invités. Un chapiteau pour vos événements est un excellent choix.
Facilité d’accès
Une autre raison pour laquelle il est essentiel de visiter votre espace événementiel extérieur en personne est la facilité d’accès. Peu importe la beauté de l’espace, vos invités ne pourront pas le voir s’ils ne peuvent pas le trouver ou faire le trajet pour s’y rendre. Assurez-vous que votre lieu de réception est facile d’accès, tant pour vos invités que pour l’organisation de l’événement.
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Préparer un plan logistique
La planification d’un événement en plein air implique la coordination et la mise en place d’un grand nombre de pièces mobiles. Les détails des coulisses peuvent rapidement devenir accablants, alors préparez votre plan bien à l’avance. Voici la logistique de l’événement que vous devez prévoir :
Plan d’urgence
Avec tout événement en plein air, des circonstances inattendues sont inévitables. La création d’un plan d’intervention pour diverses situations d’urgence permettra à l’événement de se poursuivre avec quelques ajustements.
Services médicaux
Les accidents arrivent, et des blessures ou des maladies peuvent survenir lors de votre événement en plein air. Assurez-vous d’avoir un plan en place pour ces services afin de faire face aux urgences médicales qui pourraient survenir. Il peut s’agir simplement d’une trousse de premiers soins pour un petit événement ou d’une tente médicale désignée pour un grand événement.
Sécurité
Les grands événements peuvent rapidement devenir incontrôlables et même dangereux sans une sécurité adéquate. Créez un plan de sécurité pour contrôler la foule, répondre aux urgences et escorter les invités problématiques hors du site de l’événement.
Connaitre les règles du lieu de l’événement
Chaque lieu d’événement a des règles et des règlements que vous devez respecter. Les enfreindre peut entraîner des frais importants, voire l’annulation pure et simple de votre événement. En outre, il est important de connaître les ordonnances et règlements locaux de la ville où se déroule votre événement. Vous devrez peut-être même obtenir des autorisations spéciales pour organiser légalement votre événement en plein air.
Réglementations communes aux sites extérieurs importants :
Ordonnances municipales
De nombreuses villes disposent d’ordonnances locales interdisant la musique forte ou toute autre perturbation des résidents tard dans la nuit. Si votre événement se déroule dans ou près d’une zone résidentielle, vous devrez peut-être baisser le volume sonore la nuit.
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Restrictions concernant les abris temporaires
Vérifiez auprès de votre site si vous prévoyez d’utiliser une tente ou un abri temporaire dans ses locaux. Certains sites exigent une assurance supplémentaire ou des normes de sécurité élevées à respecter, d’autres les interdisent complètement.
Conclusion
Ce ne sont là que quelques-unes des choses dont vous aurez besoin pour organiser un événement en plein air. La chose la plus importante est de planifier. Plus vous planifierez et préparerez, plus l’événement aura de chances d’être un succès.