La gestion des ressources humaines est une branche de l’entreprise qui exige du travail et une bonne quantité de paperasse. Son optimisation étant un enjeu de taille, recourir à des outils comme Mypeopledoc semble être la meilleure solution. En effet, grâce à cet espace en ligne, le service RH peut atteindre plus facilement ses objectifs, notamment celui de répondre aux demandes du personnel.
Service digital, pratique et facile, la solution MypeopleDoc s’intègre à vos systèmes RH existants. Pouvant être implémentée en 10 semaines, elle a gagné un taux de fidélisation de 100%. Continuez de lire pour en savoir davantage sur cette plateforme innovante en matière de prestation de services RH.
Table des matières
Qu’est-ce que Mypeopledoc ?
Mypeopledoc représente une nouvelle génération de services plus rapide, plus simple et surtout plus écologique.
Présentation de la solution
Mypeopledoc vous permet de recevoir tous vos documents RH par voie électronique tout en garantissant la pérennité et la confidentialité des documents traités par son service. La pleine valeur probante n’étant pas en reste. En outre, l’archivage est pris en charge par la Caisse des Dépôts Arkhineo, filiale du groupe du public français Caisse des Dépôts.
Mypeopledoc est un service utilisé par un éventail d’entreprises parmi lesquelles Veolia Propreté, Canal +, Banque Accord, Total, Batigère ou encore Ubisoft. Le Groupe M6, Starbucks France, Bouygues Telecom et bien d’autres n’étant pas en reste. À travers cette plateforme, c’est donc des millions de documents qui sont traités chaque année.
Histoire de la plateforme
L’histoire de Mypeopledoc commence en 2007 au sein du campus de la prestigieuse école de commerce HEC Business School à Paris. Au début, Jonathan Benhamou et Clément Buyse mettent sur pied Novapost en caressant l’idée de proposer un système de gestion de fichiers numériques unifié.
Ensuite les deux co-fondateurs de MypeopleDoc décident de satisfaire une forte demande avec un produit spécifiquement conçu pour le secteur des ressources humaines –en 2009. C’est ainsi qu’ils développent une technologie Cloud destinée à assister les équipes RH dans leurs tâches.
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L’objectif global du projet est alors de permettre aux entreprises de gagner en efficacité, de réduire leurs coûts et d’automatiser les processus les plus fastidieux. Ces dernières peuvent aussi dorénavant offrir un meilleur niveau de service à leurs employés. Courant 2012, MypeopleDoc lève 1,5 million d’euros en Seed auprès de Alven Capital et Kernel Capital Partners.
2 ans après –en 2014, l’entreprise s’étend à l’international en offrant son logiciel dans le monde entier. Pour ce faire, une levée de fond de 17,5 millions de dollars à lieu en Série B, avec Accel Partners comme principal investisseur.
Les avantages de la plateforme de prestation de services RH
Le principal avantage de Mypeopledoc est qu’il améliore l’agilité et la productivité des rh grâce à la plateforme intégrée. Cette dernière permet aux services dédiés d’aider vos employés –en tout temps et en tout lieu. Le niveau d’assistance varie d’une simple question à un événement complexe comme un congé de maternité. Cela est rendu possible à travers divers aspects.
Automatisation des processus RH
En s’intégrant à votre système d’information de gestion des ressources humaines –SIRH, le logiciel Mypeopledoc permet à vos équipes RH d’automatiser presque tous les processus manuels. Il gère aussi activement tous les documents relatifs à vos employés, le tout sur une plateforme conçue pour réduire les risques de sécurité et les problèmes de conformité.
Vous pouvez alors voir pour la première fois ce que votre personnel attend réellement de vous et comment vous pouvez augmenter la productivité des RH. Mypeopledoc est en effet le meilleur moyen d’apporter agilité et rapidité à vos opérations RH. Il s’agit d’une prise en charge de tout processus basé sur les personnes –de manière personnalisée, pour toutes les exigences locales en couvrant plusieurs systèmes RH.
Analyse avancée des processus
Côté analyse avancée, Mypeople Doc propose des tableaux de bord simples à lire qui vous aident à suivre les indicateurs clés de performance. Vous pouvez aussi mesurer les inconnues antérieures et avoir une vision approfondie de vos opérations RH. Forts de vos connaissances, vous êtes à même d’optimiser la prestation des services liés à la gestion du personnel et d’améliorer l’expérience de vos employés.
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Des services de ressources humaines partagés
Les centres de services partagés se servent aussi de Mypeopledoc pour gérer et répondre plus efficacement aux demandes des employés. En outre, ces derniers peuvent prendre en charge un modèle de prestation de services à plusieurs niveaux. L’établissement de rapports sur les conventions de prestation et la mise à l’échelle à sur le plan mondial n’étant pas en reste.
D’un autre côté, les représentants RH de votre entreprise peuvent accéder aux dossiers de vos employés et lancer des processus RH automatisés à partir de n’importe quel endroit. Cette option offerte par Mypeopledoc leur donne la possibilité de soutenir l’effectif mondial pour un gain de temps considérable.
N’hésitez pas aussi à visualiser les performances de vos centres de services partagés RH dans des tableaux de bord faciles à lire pour rapidement identifier les points à améliorer.
Une meilleure gestion des documents
Dans l’automatisation des processus RH Mypeopledoc, vous pouvez facilement créer des processus, des flux de travail, des formulaires et les mettre à jour en un laps de temps. Notamment lorsqu’il s’agit de prendre en charge tout changement de politique d’entreprise ou d’exigences légales.
En outre, vous évitez le transport physique des documents et passez moins de temps à les passer au crible, car ils sont stockés dans un coffre-fort personnel. Ce dernier est disponible 24h/24 et 7j/7 en ligne sur Mypeopledoc et vous permet d’économiser de la place et du papier.
Comment se connecter à Mypeopledoc ?
Pour pouvoir bénéficier des avantages de la plateforme Mypeopledoc, vous devez avoir reçu de la part de votre entreprise un code d’activation personnel. Celui-ci est à usage unique et vous est envoyé par courrier ou par email. C’est un service entièrement gratuit pour les employés, sans durée d’engagement, qui reste donc disponible même en cas de départ de l’entreprise.
En outre, vous êtes libre de choisir le format de distribution de vos documents RH électroniques. À noter que le processus complet de connexion et d’activation de votre coffre-fort MyPeopledoc est simple et prend moins de 2 minutes. Comme le code d’activation a une durée de validité limitée dans le temps, il peut arriver que vous rencontriez un message d’erreur lorsque vous tentez d’activer votre coffre-fort.
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Ce message indique le plus souvent que le temps imparti pour activer votre coffre-fort Mypeopledoc est écoulé. En réalité, la durée est de 30 jours pour les codes email et une date d’expiration prédéfinie pour les codes envoyés par courrier. Vous avez donc la possibilité d’en demander un nouveau en sélectionnant « obtenir un nouveau code en cliquant sur ce lien », vous allez de ce fait être redirigé pour effectuer une demande de code d’activation.
Comment fonctionne Mypeopledoc ?
Le coffre-fort Mypeopledoc donne la possibilité au service RH de conserver pour chaque salarié différents documents comme le bulletin de paie et autres.
L’espace de stockage
En tant qu’espace de stockage personnel et sécurisé, Mypeopledoc vous permet d’y déposer les documents et fichiers que vous souhaitez conserver. La limite est de 250Mo par document et de 10Go pour l’ensemble des fichiers conservés. Vous pouvez aussi les renommer et les classer via un système de libellés. Le partage des documents de votre coffre-fort à des tiers via la création d’espaces dédiés est aussi envisageable.
En outre, la plateforme de gestion de RH prévoit la suppression des documents que vous ne souhaitez plus conserver, en les déposant à la corbeille. À noter que ce type de fichiers comptent toujours dans le total d’espace de stockage de 10Go, vous pouvez donc les restaurer. Pour une suppression définitive des documents de la corbeille Mypeopledoc, vous devez vider cette dernière.
Enfin, vous pouvez lier votre compte Mypeopledoc à un ou plusieurs employeurs. Une fois cela fait, l’employeur peut envoyer vers votre compte tout type de document qu’il juge nécessaire. Cela peut soit se faire de manière automatique et régulière, soit manuellement et de manière ponctuelle. À noter que les documents déposés par votre employeur sont tous certifiés.
À chaque dépôt de document sur votre coffre-fort Mypeopledoc, un email de notification vous est envoyé. Et lors de la distribution des bulletins de salaire, votre employeur est obligé de respecter votre préférence de distribution –électronique ou papier. En outre, si vous avez manifesté votre choix d’opposition, ces documents ne vont pas être déposés dans votre coffre-fort. Et pour des raisons de sécurité et de confidentialité, aucun autre organisme n’est habilité à alimenter votre compte.
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Votre historique d’action sur la plateforme RH
L’historique des actions effectuées sur votre compte Mypeopledoc est conservé pendant une durée de 30 jours. L’objectif est simplement de vous permettre –en cas de besoin, de vérifier l’utilisation de votre compte, et d’identifier le cas échéant un accès non désiré. Pour bénéficier de cet historique de 30 jours, faites une demande auprès du support.
En outre, votre historique Mypeopledoc comprend les actions associées à la date et l’heure à laquelle elles ont été effectuées. Il s’agit notamment de la connexion à votre compte, des tentatives échouées de connexion –mauvais mot de passe par exemple, et du téléchargement ou de la visualisation d’un document
Comment contacter Mypeopledoc ?
Il est probable que vous ayez des questions sur le mode de fonctionnement des services de votre espace utilisateur mypeopledoc.com. Ce peut être lié à des difficultés rencontrées lors de l’activation, à l’utilisation de votre coffre-fort numérique ou la création d’un dossier sur votre compte en ligne. Quelles que soient vos soucis, commencez d’abord par consulter la foire aux questions –FAQ, disponible sur le site internet de l’enseigne support.mypeopledoc.com.
Si les tutos détaillés sur l’inscription en ligne et la récupération de votre mot de passe oublié ne vous satisfont pas, vous pouvez contacter le service client par divers moyens de communication. En effet, Mypeopledoc possède plusieurs bureaux dans différents pays à travers le monde. Si vous êtes par exemple en France, le numéro 33 0 (1) 83 62 46 77 vous permet de parler à un conseiller.
À défaut, vous pouvez joindre l’assistance clientèle en soumettant votre message par voie électronique. Il est également possible de faire parvenir votre plainte ou demande via le formulaire de contact.
Enfin, si vous avez plutôt des préoccupations sur les éléments traités sur votre facture, vous devrez vous référer au service comptabilité.
Conclusion
En définitive, les entreprises ne peuvent désormais plus se passer d’outils technologiques pour bien fonctionner. C’est donc l’occasion pour vous d’en tirer parti en utilisant un logiciel aussi efficace et intuitif que Mypeopledoc. C’est une plateforme de prestation de services RH en ligne qui permet aux organisations d’optimiser la gestion des opérations RH et des communications avec leurs employés. Celle-ci inclut la gestion de cas, des dossiers des employés et l’automatisation des processus.
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Ainsi, avec Mypeopledoc, vos RH peuvent se focaliser sur le véritable cœur de leur métier qui est l’humain. Tandis que vos employés peuvent de sentir plus valorisés au sein de l’entreprise, car leurs demandes sont considérées et leurs exigences satisfaites dans les plus brefs délais. Et pour couronner le tout, tous les fiches de paie et autres documents reçus de la part de votre entreprise sur votre compte sont archivés de façon cryptée.