Entreprise : comment réussir vos réunions professionnelles en temps de Covid-19 ?

Entreprise : comment réussir vos réunions professionnelles en temps de covid-19 ?

La pandémie du coronavirus a imposé de règles délicates à la limite strictes à respecter pour la santé et sécurité des employés. Malgré la fin progressive du confinement, les pratiques dans les locaux professionnels ont changé. De la distanciation physique au port de masques obligatoire, les séances avec les partenaires et les équipes professionnelles doivent suivre une nouvelle dynamique. Fort heureusement, de nouvelles méthodes et des astuces vous permettent de réussir vos réunions en temps de Covid-19.

La solution visioconférence, la réponse adéquate

Les outils de réunions et de conférences à distance se créent de plus en plus pour minimiser les rencontres en présentiel. C’est un moyen efficace pour limiter les risques de contamination. Si vous voulez organiser des séminaires ou des conférences à distance pour votre entreprise, découvrez le service d’installation de solution de visioconférence de Make It Event. La visioconférence vous permet une faible mobilisation de personnes présentes dans le bureau et qui respectent forcément et plus simplement la distanciation physique. En face du mobilier, un écran reste connecté à Internet à travers les systèmes de technologie mis en place pour assurer l’interactivité avec les participants en externe. Un matériel de pointe et de haute technologie vous aide à bénéficier :

  • D’une qualité d’image Full HD pour voir les conférenciers clairement ;
  • D’une qualité de son exceptionnelle pour entendre distinctement chaque participant ;
  • D’une compatibilité incroyable avec vos outils de travail afin de projeter facilement vos PowerPoint, vos diaporamas ou vos documents.

Avant vos réunions, vous devez considérer certains détails afin de réussir votre événementiel professionnel à distance.

Installer et tester votre système avant la rencontre

Qui parle de technologie ne doit pas omettre les risques de pannes techniques. Pour optimiser votre installation de visioconférence ou tout autre outil de réunions professionnelles à distance, vous devez non seulement recourir à des professionnels comme Make It Event, mais aussi les tester. Avant le jour de vos conférences avec les partenaires par exemple, vous devez prendre connaissance avec l’outil. L’entreprise qui vous a assisté à sa mise en place devrait vous y aider. Cela favorise une maitrise technique de l’outil et facilite une prise en main facile. Ensuite, effectuez un test de connexion. Vous pouvez par exemple simuler une conférence pour vérifier la qualité son, image, compatibilité et ergonomie du système intégral. Enfin, pour la réussite de votre réunion :

  • Établissez un ordre du jour bien précis à envoyer aux conférenciers et participants bien avant le jour prévu ;
  • Prévoyez plus de 1,5 à 2 fois plus de temps qu’une rencontre en présentiel ;
  • N’excédez pas 2 h de temps pour votre Visio.

Dispositions à prendre pendant et après votre réunion à distance

Le gros challenge à réussir se trouve au cours de votre visioconférence. Ne vous éloignez pas de votre ordre du jour. Veuillez rappeler à tous les participants, l’agenda de votre réunion. Pendant qu’un animateur principal coordonne les discussions, un autre doit jouer le rôle de timekeeper pour éviter l’excès sur le temps. Ce dernier peut faciliter les discussions en commentaires en y répondant ou en soulignant les points importants. Une fois que vous avez fini votre Visio, vous devez prendre les feedbacks des participants pour effectuer votre bilan. Enfin, envoyez à chacun un compte-rendu.